関係者通知用のメール テンプレートを作成および管理

メール テンプレートにより、関係者通知を簡単かつ効率的にカスタマイズできます。特にチームがインシデントに対応しているときに新しいメールをゼロから作成する必要がなくなり、素早いカスタマイズや通知が行えます。テンプレートでメールを構造化してすべての必須情報を含めることで、一貫した情報共有を行えます。Jira Service Management では、事前に定義されたプレースホルダーや動的フィールドを使い、重要な情報を省略してしまう可能性を最小限に抑えることもできます。

メール テンプレートの作成

メール テンプレートを作成するには次の手順を実行します。

1. [設定] () > [Jira アプリ] に移動します。

2. Jira Service Management で [インシデント管理] を選択します。

3. [メール テンプレート] に移動します。

4. [テンプレートを作成] を選択します。

5. 名前、送信者名、返信先アドレスを入力してください。ヘッダー画像がある場合はアップロードし、メールの本文を入力します。

   1. メールテンプレートに動的フィールドを追加することもできます。動的フィールドにより、メールに最新情報を自動的に含めることができ、一貫性が確保され、手動作業が削減されます。テンプレートに追加できる動的フィールドとその意味を以下に示します。

      1. ステータス: インシデント作業項目のステータス

      2. 影響: インシデント作業項目の影響

      3. インシデント作成時刻: インシデントが作成された時刻です。「月日、年、時:分 AM/PM」 (UTC) の形式で表示されます。

      4. 影響を受けるサービス: インシデントの影響を受けるサービス名。

      5. 関係者の更新時刻: 関係者の最新情報が送信された時刻です。

      6. アクターの氏名: メールを送信するユーザーのフル ネーム。

      7. 関係者のユーザー名: メールを受信する関係者の氏名。

6. [テンプレートを作成] を選択します。

エージェントは作業項目から直接メール テンプレートを使用して、インシデントの進捗について関係者にすばやく通知できます。エージェントがメール テンプレートを使用する方法の詳細をご確認ください。

カスタマイズされたメール テンプレートが作成されていない場合、エージェントは既定のメール テンプレートを使用できます。このテンプレートのプレビューは、メール テンプレート リストで確認できます。既定のテンプレートはメール本文が空で、編集できません。エージェントは、関係者に通知する際にメッセージを入力できます。

メール テンプレートの編集

メール テンプレートを編集するには、以下の手順に従ってください。

1. [設定] () > [Jira アプリ] に移動します。

2. Jira Service Management で [インシデント管理] を選択します。

3. [メール テンプレート] に移動します。

4. 編集するテンプレートの横にある [その他] (…) を選択し、[編集] を選択します。

5. 必要な変更を加えて [テンプレートを保存] を選択します。

メール テンプレートの削除

メール テンプレートを削除するには、次の手順に従います。

1. [設定] () > [Jira アプリ] に移動します。

2. Jira Service Management で [インシデント管理] を選択します。

3. [メール テンプレート] に移動します。

4. 削除するテンプレートの横にある [その他 (•••)] を選び、[削除] を選択します。