顧客通知を設定するベスト プラクティス

顧客通知は、リクエストに関するアクティビティを顧客に知らせるために送信される電子メールのメッセージです。ユーザーに必要な情報が送信されるようにセットアップしましょう。顧客とチームへの通知設定に関する詳細をご確認ください。

この記事では、顧客通知のルック アンド フィールと内容を、ブランドと組織のコンプライアンス ニーズに合わせてカスタマイズする方法について、ベスト プラクティスのガイドラインをいくつか紹介します。

通知のスタイルをカスタマイズする

サービス プロジェクトでは、件名、ヘッダー、フッター、色、ロゴをブランドに合わせて編集し、顧客通知をカスタマイズできます。

通知テンプレートのスタイルを設定するには、プロジェクト管理者である必要があります。

1. サービス プロジェクトから、[プロジェクト設定] > [通知] > [カスタマー通知] の順に選択します。

2. [テンプレート] の下の [テンプレートを編集する] を選択します。

3. [スタイル] で [CSS] を選択し、 ここからサンプルの CSS コードをコピーして貼り付けます。

4. 同じページでテンプレートをプレビューし、必要に応じてコードを調整します。サンプルの CSS コードを使用すると、上の画像のように表示されます。

5. [テスト メールを送信] を選択して、受信トレイでメールのスタイルを確認します。

6. [保存] を選択します。

顧客通知のルック アンド フィール変更に関する詳細をご確認ください。

顧客通知のサンプル

コピーしたサンプル CSS コードをテンプレートページで使用して、このサンプル顧客通知を開始しましょう。サンプルの CSS コードは、顧客通知メールのデザインと作成の出発点として使うように意図されています。サンプルの顧客通知は、閲覧に使用するブラウザやメール クライアントに応じて表示が異なる場合があります。

コンプライアンスに関する通知

組織が医療保険の携行性と責任に関する法律 (HIPAA) などのコンプライアンス要件を満たす必要がある場合、サイト管理者は安全な顧客通知の設定を有効にする必要があります。この設定はサービス プロジェクトに影響を与えます。

サイトで安全な顧客通知の設定が有効になっていると、保護医療情報 (PHI) などの機密情報が、サービス プロジェクトから生成される送信メール通知に表示されなくなります。安全な顧客通知の詳細をご確認ください。

通知の内容をレビューして編集する

To avoid customer confusion, we suggest you to edit the notifications in your service project for which contain the following work item variables because data from these components will appear as [●●●●●] in the email notifications.

• Work item summary

• Work item description

• コメント

顧客通知の内容を編集するには、プロジェクト管理者である必要があります。

1. サービス プロジェクトから、[プロジェクト設定] > [通知] > [カスタマー通知] の順に選択します。

2. 編集する通知を選択してから、[編集] を選択します。

3. [コンテンツ] の下で、メッセージを編集します。

4. For Public comment added and Public comment edited notifications, consider using a generic message to replace the default. By default, those two notifications contain the work item variable ${comment}.

一般的なメッセージのサンプル

Hi {recipient},

There's an update on your request from {portal name}. To view the update, select View request below to log in to the portal.

顧客通知に記載する内容の作成と編集に関する詳細をご確認ください。

プライバシーに関する免責事項を含める

送信メール通知のセキュリティ対策をさらに強化するには、テンプレートのフッターにプライバシーに関する免責事項を含めることをお勧めします。

1. サービス プロジェクトから、[プロジェクト設定] > [通知] > [カスタマー通知] の順に選択します。

2. [テンプレート] の下の [テンプレートを編集する] を選択します。

3. [スタイル] で [プレーン テキスト] を選択してエディターの一番下までスクロールし、プライバシーに関する免責事項の内容を入力します。

4. [保存] を選択します。

プライバシーに関する免責事項のサンプル

The information in this message may contain confidential data protected by laws. It is intended only for the use of the person(s) named above. If you are not the intended recipient, contact the sender and destroy all copies of the original message.