定型返信を作成する

定型返信を作成する方法は次のとおりです。

1. 作業項目を開きます。

2. [内部メモを追加] または [カスタマーに返信] を選択します。

3. [定型返信] を選択します。

4. [新規作成] を選択します。

5. 以下の詳細を入力してください。

   • 名前 - 返信に一意の名前を付けます。 返信全体を見なくても簡単に検索できるように、定型返信の内容を説明する名前を使用します。たとえば、自分の個人署名を挿入する定型返信を作成する場合は、「自分の名前-署名」という名前を付けて返信を保存します。

   • Availability - Only space admins can set availability while creating a canned response. Select Personal if you want to make your response available to yourself only. To create a response that all the agents in your service space can use while replying to customers, select Shared. Currently, agents can only create personal canned responses and would not see this option when creating a new canned response.

   • 返信 - このフィールドを使用して、カスタマーやチーム メンバーに応答する際に再利用する返信を入力します。返信の書式設定、リンクの挿入、箇条書きや番号付きリストの追加などを実行できます。定型返信をカスタマイズするには、返信内に変数を使用します。たとえば、リクエスト送信者の宛先を指定する場合は、作業項目の報告者の変数を使用できます。

6. [作成] を選択します。

Once your canned response has been created, you can use it to reply to service requests.

Find out how to create a personal signature using canned responses.

Variables

You can choose from multiple variables when creating canned responses:

• 現在のユーザー – カスタマーに対する定型返信を挿入するユーザーの氏名。

• 作業項目の担当者 – リクエストを処理するように割り当てられたチーム メンバーの氏名。存在しない場合は、空白のままにします。

• 作業項目キー – 作業項目キー (たとえば、IT-123)。

• 作業項目の報告者 – 作業項目を報告したユーザーの氏名。

• 作業項目の解決 – カスタマーに表示される作業項目の解決ステータス。

• 作業項目の要約 – 作業項目の要約。存在しない場合は、空白のままにします。

• ポータル URL – 「ポータル設定」ページで確認できる、ポータルの URL。

• リクエストのステータス – カスタマーに対してポータルに表示されるリクエストのステータス。

• リクエスト URL – ポータルでのリクエストの URL