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チーム管理対象ソフトウェア プロジェクトでワークフローをセットアップする

目的:

  • チームの作業プロセスを策定します。

  • Jira で課題タイプとワークフローをカスタマイズして、これらのプロセスを反映させます。

閲覧者:

Jira のチーム管理対象プロジェクトが初めてのチーム。

前提条件

  • Jira Cloud サイトのライセンスを所有している。

  • Jira Software のライセンスを所有している。

  • チーム管理対象プロジェクトを作成して管理する権限がある。

ミッション

Jira によって作業の追跡を始めたばかりの Web 開発チームのプロジェクト リードだとします。プロジェクトを立ち上げて稼動させるには、チームの作業プロセスを Jira に取り込む必要があります。

あなたのミッションは次のとおりです。

  • チームの作業プロセスの下書きを作成して完成させます。

  • これらのプロセスを、チーム管理対象プロジェクトのワークフローに変換します。

はじめに

Jira の基本的な推奨ワークフローから始めましょう。あなたが引き受けるタスクのほぼすべてが、「To Do」、「進行中」、「完了」の 3 つのステータスのいずれかに当てはまります。しかし、チームが成長して成熟するにつれて、仕事をより細かく分類することをお勧めします。

その理由は次のとおりです。

  • チームにはより多くのロールがあり、タスクをより簡単に引き継げる方法が必要である。

  • 法的要件から、ワークフローにより多くのレビューを組み込む必要がある。

  • チームの進捗状況をより確固たる方法で報告したい。

幸い、Jira ワークフローは、考え得るほぼすべての作業プロセスに合わせてカスタマイズできます。例として小規模な Web 開発プロジェクトを用いりますが、ここで学習した内容はあらゆるタイプのチームに適用できます。

すでにワークフローを考えていて Jira に変換する手順を探している場合は「すべてを Jira に取り込む」に進みましょう。そうでなければ、まずチームのプロセスをワークフローに変えていきましょう。

関係者を集める

ワークフローの作成時は、自分のプロセスを知っている人に相談するといいかもしれません。Web 開発チームの次のような担当者に相談してみましょう。

  • プロダクト オーナー

  • テック リード

  • Web 開発者

  • 品質保証担当者

  • Web デザイナー

彼らと非公式に話し合って、以下の内容を確認します。

  • (Web 開発プロジェクトを立ち上げて稼動するために) 達成したいこと。

  • ワークフローの作成にはどのような関与があるか (チームの作業プロセスがどのようなものかを考える際に役立つ)。

  • 各メンバーがどのように関与するか (詳細を知りたいのか、それとも単にレビュアーなのか)。

できればメモを取ります。Confluence によって、これらのメモを手元に置いておけます。

ワークフローの下書きを作成してレビューする

関係者と話をすることで、チームの作業プロセスがどのようなものかを理解できるでしょう。しかし、書面化する前に、Jira ワークフローの 2 つの重要な概念であるステータスとトランジションについて学習しておきましょう。

ステータスは、チームの作業プロセスにおいて注目するべきポイントです。ステータスによって作業の状態を把握しやすくなり、チームのプロセスにおける引き継ぎ状況を表せます。たとえば、タスクが開発から品質テストに移行した際に、ステータスが新しくなるといったようにできます。

トランジションはステータス間の経路です。タスクがある状態から別の状態に移行した際に何が起きるかを説明します。たとえば、テック リードがコード レビュー後に開発作業を承認すると、タスクを「完了」ステータスに移行する「承認済み」というトランジションが発生します。また、変更を却下した場合は、タスクを「開発中」ステータスに戻す「修正が必要」というトランジションが発生します。

ワークフローの下書きでは、ステータスをボックス、トランジションを矢印として描きます。

ワークフローの下書きを作成してレビューするには、次の手順に従います。

  1. ホワイトボードやお気に入りのホワイトボード アプリを入手します。空白のスペースにボックスや矢印を描けるものならどれでも良いでしょう。

  2. ワークフローごとに、ステータスを表すボックスとトランジションを表す矢印を描きます。

  3. 関係者を再び集めましょう。下書きしたプロセスについて順を追って説明して、フィードバックしてもらいます。この時点では、完璧なものでなくても心配ありません。変更が必要な場合は、Jira で簡単に調整できます。

  4. 関係者の承認が得られたら、ワークフローをチームに開放します。チームは提案したワークフローの影響を直接受けるため、具体的な内容を決める前に意見を聞くと良いでしょう。

Web 開発チームのプロセスは次のようであることが分かりました。

ホワイトボード上の Jira Software ワークフロー

プロのヒント: ワークフローをシンプルに維持します。

チームのプロセスのあらゆる部分にステータスを追加するのが良いと思われるかもしれません。実際に Jira ではそうすることも可能です。ただし、あらゆるものにステータスとトランジションを付けることで、チームにとってはワークフローにおける作業がより複雑になることにご留意ください。スピードが肝心な場合は、プロセスを無駄のない状態に保ちましょう。

すべてを Jira に取り込む

まず必要なのは、素晴らしい下書きを Jira プロジェクトに取り込むことです。下書きがなくても、プロジェクトは簡単に作成できます。

  1. Jira アイコン > [プロジェクト] の順に選択します。

  2. [プロジェクトを作成] を選択します。

  3. [ソフトウェア開発] で、[カンバン] または [スクラム] テンプレート > [テンプレートを使用] の順に選択します。

  4. プロジェクト タイプでチーム管理対象プロジェクトを選択します。

  5. プロジェクトに名前を付けて、アクセス レベルとキーを指定します。

  6. [プロジェクトを作成] を選択します。

プロジェクト テンプレートを間違えても心配ありません。確信が持てない場合は小さく始めて、慣れてきたらカンバン プロジェクトに進みます。[プロジェクト設定] > [機能] の順に移動すると、より強力なスクラム機能を簡単に利用できます。

ここまでチュートリアルを進めると、次のようなものが出来上がります。

  • カスタマイズ可能なチーム管理対象プロジェクト。

  • チームの作業プロセスに関する最初の下書き。

ステータスを追加する

では、ステータスを追加しましょう。Jira では課題タイプ (チームの作業の分類) にワークフローを割り当てるため、ここで追加します。

ワークフロー エディターに移動するには、次の手順に従います。

  1. サイドバーで [プロジェクト設定] > [課題タイプ] の順に選択します。

  2. サイドバーで、変更するワークフローを持つ課題タイプを選択します。

  3. [ワークフローを編集] を選択します。

ワークフロー エディターではステータスとトランジションをフローチャートに表示することで、課題タイプのワークフローを視覚化します。

各ステータスは「作業前」、「進行中」、「完了」の 3 つのカテゴリに分類されます。これらの各カテゴリには複数のステータスを使用できますが、ほとんどのプロジェクトでは「進行中」と「完了」の各ステータスが最も多く使用されます。

新しいステータスを追加するには、次の手順に従います。

  1. エディターの上部にあるツールバーで、追加するステータスのステータス カテゴリを選択します。

  2. 既存のステータスを検索するか、名前を入力して新規ステータスを作成します。

  3. 追加 を選択します 。

  4. すべてのステータスがエディターに表示されるまで、ステップ 1 ~ 3 を繰り返します。

新しいステータスのトランジションによって、課題をすべてのステータスに移行できます。通常はこのトランジションを維持して、ユーザーが自由に作業を移動できるようにすることをお勧めします。ただし、コンプライアンス ガイドラインが厳格である場合は、こうしたトランジションを削除することをお勧めします。

トランジションを追加する

これでステータスが決まりました。次にトランジションを入力して、ステータス間で作業がどのように移動するかを追加します。

トランジションを追加するには、次の手順に従います。

  1. エディター上部にあるツールバーで [トランジション] を選択します。

  2. [ステータスから] ドロップダウンでトランジションの開始点を選択します。

  3. [ターゲット ステータス] ドロップダウンでトランジションの宛先を選択します。

  4. トランジションに名前を付けます。

  5. [作成] を選択します。

Web 開発チームのワークフローは次のようになりました。

スクリーンショット: Jira Cloud における開発チームのワークフロー

ルールでワークフローを自動化する

ルールを決めることで、課題のトランジション時に通常行う操作を自動化できます。トランジションへのアクセスを制限する、トランジション前に詳細を確認する、トランジション後にアクションを実行するといったことができます。たとえば、課題を「進行中」に移動したときにたいてい同じユーザーに割り当てている場合は、Jira でそれを自動化できます。

ルールを追加するには、次の手順に従います。

  1. エディター上部にあるツールバーで、[ルール] を選択します。

  2. 使用するルールを選択します。

  3. ルールを追加するトランジションを選択します。

  4. 必要な詳細情報を追加して [追加] を選択します。

利用できるワークフロー ルールの詳細についてご確認ください

Web 開発プロジェクトには、次のルールを追加します。

ルール 1: 課題を移動できるユーザーを制限する

コードの品質を確保するために、ソフトウェア エンジニアのみがコードを承認して課題を「コード レビュー中」に移動できます。また、製品の品質を確保するために、品質保証の責任者のみが課題を「ステージング中」に移動できます。

Jira では、次のようにロールに専門分野をマッピングしています。

  • ソフトウェア エンジニア

  • 品質保証

プロジェクト ロールの管理に関する詳細についてご確認ください

課題を移動できるユーザーを制限」ルールによって、次の制限を追加します。

  • コード レビュー中」→「ステージング中」に移動する課題では、課題を移動できるロールを「ソフトウェア エンジニア」に制限します。

  • ステージング中」→「本番環境でテスト」に移動する課題では、課題を移動できるロールを「品質保証」に制限します。

ルール 1: 課題がステータスを通過したことを確認する

このチームでは、作業が必ず [ステージング中] ステータスを通るようにしたいと考えています。そうしないと、実際の人によるテストを経ずに、成果物が顧客に提供される可能性があります。高いレベルの作業品質を確保するために、Jira にこれをテストしてもらいます。

そのためには「課題がステータスを通過したことを確認」ルールを追加します。

  1. エディター上部にあるツールバーで、[ルール] を選択します。

  2. [課題がステータスを通過したことを確認] を選択します。

  3. [すべてのステータス] → [完了] トランジションの順に選択します。

  4. 通過するステータスは [ステージング中] を選択します。

  5. [このリクエストの現在のステータスを含める] オプションを選択します。

  6. [課題の最新のステータスのみを考慮] オプションを選択します。

  7. [ループが設定されたトランジションのステータス更新を無視] オプションを選択します。

最新のステータスが「本番環境でテスト中」だった場合にのみ、作業が「完了」に移行できるようになりました。

ルール 3: 課題フィールドを更新する

トレーサビリティやレポート作成のために、課題タイプに以下のカスタム日付フィールドを追加して、キーの日付を追跡できます。

  • 開発への引き継ぎ

  • コード レビュアーへの引き継ぎ

  • QA 担当者への引き継ぎ

チームは簡単なルールを作成することで、課題が特定の列またはステータスに移動された時点で、このような引き継ぎ日付フィールドを最新の日付で更新するように設定できます。

  • [開発中] → [進行中] に移動する課題では、[開発への引き継ぎ] フィールドを最新の日時に更新します。

    [進行中] → [コード レビュー中] に移動する課題では、[コード レビューへの引き継ぎ] フィールドを現在の日時に更新します。

    [コード レビュー中] → [ステージング中] に移動する課題では、[QA 担当者への引き継ぎ] フィールドを最新の日時に更新します。

仕事をがんばったご褒美に

これをすべて終えたら、次のことが完了しているはずです。

  • Jira のワークフロー

  • チームの簡単な作業を自動化

これで、ソフトウェア プロジェクトが稼動するはずです。素晴らしいニュースをチームと共有して、自分自身をねぎらいましょう! また、ワークフローはいつでも繰り返せることを覚えておいてください。ステータスやトランジションを編集したり、アクションやルールを追加したりといったことがいつでもできます。

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