ビジネス プロジェクトのワークフローを作成する方法

Jira ビジネス プロジェクト内でのタスクとプロセスの管理は、ワークフローを通じて行われます。ワークフローはタスクが進むステップやステータスの詳細な計画を立てて、プロセスを定義します。

チームの作業が「未着手、進行中、完了」よりも複雑な場合、ご利用のプロセスのセットアップ方法をカスタマイズする必要があります。ビジネス プロジェクトで使用される全体的なワークフローを編集したり、ワークフローでの特定のタスク タイプに応じての処理方法を変更したりすることができます。

主なワークフローコンポーネント

ビジネス プロジェクトのワークフローはいくつかの主要コンポーネントで構成されます。

ステータス: 現在の状態

トランジション: イベントの変更

トランジションは、ステータス間で作業項目を動かす操作です。例:「レビューへ送信済み」。

解決状況: 最終状態

作業項目が完了し、オープンではなくなると、解決状態になります。

解決状況は作業項目を終了し、作業の最終状態を示します。たとえば、「完了」、「公開済み」、「却下」などです。

ワークフロー手順はボード列にマッピングされます

ボードを使用する場合は、ワークフローの順序とボードの間に直接の相関があることがわかります。ワークフローの各手順は、ボード上の列と関連付けられています。

これらは互いに相関関係にあったり、1 つの列と関連付けられた複数のワークフロー手順がある場合もあります。たとえば、ワークフロー手順が「下書き」、「レビュー」、「承認」の作業項目は、すべて「 進行中」列に表示される場合があります。

ワークフローをシンプルに保つ

ビジネス プロジェクトのワークフローは業務プロセスをより簡単にして、できるだけシンプルに保つことができるように設計されています。ここでは簡単な編集プロセスの例を示します。

開始 → ストーリーのアイデア → ドラフト → レビュー → 最終ドラフト → 最終レビュー →公開済み

上記の例では、作業の部分はプロセス内で前にのみ進めることができます。ただし、別のレビュー ステータスの代わりに、レビュー ループを作成して、さらにシンプルにすることができます。

ループでは、下書きやレビュー サイクルで作業を前後に移動させることができます。

プロセスの簡素化に役立てるよう、それらを完全にマッピングし（上記の図のように）、どこで手順を統合できるかに目を向けます。各手順は作業部分の現在の状態を示しています。そのため、何度も同じ状態になる可能性がある場合、1 つの状態のみを反映させることを検討してください。

プロジェクトのワークフローの更新

必要なものにかなり近いワークフローがビジネス プロジェクトにある場合、ニーズに合うステータスとトランジションを追加してワークフローを更新できます。

既存のプロジェクト ワークフローを更新する方法

1. ワークフローを更新するビジネス プロジェクトを選択します。

2. サイドバーにあるスペース名の横で、その他のアクション（•••）を選択し、スペース設定を選択します。

3. サイドバーから [ワークフロー] を選択します。

4. [ワークフローを編集] を選択します。

5. 次のいずれかのアクションを実行できます。

   • [ステータスを追加] を選択して、ワークフローに新しいステップを追加します (既存のステータスを追加したり、新しいステータスを作成したりすることができます)。

   • [トランジションを追加] を選択するか、あるステータスのノードから別のステータスのノードにドラッグして、トランジションを追加します。

6. [下書きの公開] をクリックします。

新しいワークフローを公開すると、元のワークフローのコピーを保存するかどうかの確認が表示されます。変更内容についてよくわからない場合、または変更を慎重に行いたい場合は、必要に応じてプロジェクトに再適用できるように、元のワークフローのコピーを保存します。

この例では、作業項目を完了 (完了にトランジション) する前に、承認する必要があります (承認すると承認済みステータスにトランジションする)。作業項目に対する作業が必要な場合は、完了ステータスから、作業項目を再オープン (承認済みに再度トランジション) するか、承認審査のために送信 (To Do ステータスにトランジション) することができます。

ワークフローの作成と編集の詳細については、「ワークフローで作業する」を参照してください。

すべての利害関係者に相談する

プロセスに複数の人物、チーム、またはグループが関与している場合は、全員のニーズを満たすワークフローを開発する必要があります。利害関係者をルームへ招き、要件や最小限の必須事項について話し合います。ここでは、いくつかの事項を考える必要があります。

• プロセスの基本ステップは何ですか。各グループ、チーム、または人物が実行する手順は何ですか。レビュー ステップや承認など、繰り返し行われたり、ループされるタスクはありますか。

• プロセスの完了に必要な情報は何ですか?リクエスト フォームなどはありますか?設計や資産は関与していますか?最終的な成果物はなにですか?

• プロセスは、どのような制限を順守する必要がありますか。たとえば、一部の人物のみが実行可能なプロセスはありますか。承認者は誰ですか。

新しいワークフローの作成

ニーズを満たす既存のワークフローがない場合、新しいワークフローを作成してプロジェクトで使用できます。

1. 設定を選択してから、作業項目を選択します。

2. [ワークフロー] > [ワークフローを追加] の順に選択します。

3. 以下の両方を利用して、ニーズに合うワークフローを作成します。

   • [ステータスを追加] を選択して、ワークフローに新しいステップを追加します (既存のステータスを追加したり、新しいステータスを作成したりすることができます)。

   • [トランジションを追加] を選択するか、あるステータスのノードから別のステータスのノードにドラッグして、トランジションを追加します。

4. [下書きの公開] をクリックします。

5. プロジェクトで使用する新しいワークフローを選択します。

   1. ワークフローを更新するビジネス プロジェクトを選択します。

   2. サイドバーにあるスペース名の横で、その他のアクション（•••）を選択し、スペース設定を選択します。

   3. サイドバーから [ワークフロー] を選択します。

   4. [ワークフローを編集] を選択します。

   5. 新しいワークフローを選択して、[次へ] を選択します。

   6. このワークフローを使用する作業タイプを選択し、[終了] を選択します

   7. [公開]、次に [関連付け] を選択して、既存の作業項目をワークフローの新しいステータスに移行します。

トランジションを通じてタスク操作を管理する

トランジションをカスタマイズし、ワークフローを通じて進行する作業項目の動作方法を制御できます。たとえば、作業項目が特定のステータスの場合、常に特定のユーザーに作業項目を割り当てることができます。

これは高度なタスクです。

条件を使用してステータスを制御する

条件を使用して、特定のステータスから別のステータスへ作業項目を変更できる人物を決定します。たとえば、特定の担当者 (レビュアーなど) のみが作業項目のステータスを「公開待ち」に変更できるようにします。

検証タスクを設定する

ステータスの変更を検証したい場合、バリデーターを使用します。たとえば、「レビュー」ステータスに変更する前に、バリデーターで下書きが用意されているかどうかを確認できます。

自動アクションを作成する

条件を満たしてバリデーターに合格したあとに作業項目上で特定の変更をトリガーしたい場合、事後操作を使用します。たとえば、解決状態が設定されると解決状態の理由が常に提供されるよう事後操作を設定することができます。

特定のステータスに担当者を割り当てる

作業項目のステータスが変更されるたびに、ユーザーに新しい担当者を選択させることができます。これにより、作業の次の部分を適切な担当者が行うようにできます。詳細については、高度なワークフローの設定を参照してください。

トランジション プロパティの管理

ビジネス プロジェクトは、トランジションの一部のプロパティを認識します。最も一般的なものは、ユーザーに表示される特定のトランジションの解決状況を制限することです。たとえば、ディスク メディアを廃棄する際には「表面を傷つける」という解決状況を表示して、書籍の場合には表示しない、などが考えられます。

これらのタスクの詳細については、「ワークフローの詳細設定」を参照してください。