法務チームにおける Jira スペース テンプレートのユースケース

スペース ワークフローは次のようになります。

すべての企業には、法的な義務と要件があり、その多くがドキュメントやポリシーに関連しています。たとえば、雇用ポリシー、ライセンス発行、アプリおよびサービス条件、コンプライアンス、およびその他すべての要件に関する管理情報があるのは企業では一般的なことです。

Jira には、重要な情報を管理し、コンテンツ開発および更新を確実に完了させるためのドキュメント承認スペース テンプレートが備えられています。

新しいスペースを作成すると、スペース テンプレートの [ワーク マネジメント] セクションに表示されます。

ドキュメント承認スペースでは、以下のことが可能です。

• 各ドキュメントが更新およびレビュー プロセスのどの位置にあるかを追跡する

• 各レビュー済みバージョンを作業項目に添付し、最新のドキュメントの変更を追跡する

• ドキュメントで作業しているユーザーを簡単に確認し、レビュー サイクルを進める

各作業項目をドキュメントとして処理する

ボードに表示される各作業項目を、その項目に固有のドキュメントとして処理できます。この方法で、作業の各部分のステータスを常に把握できます。

期日を設定する

各ドキュメントに期日を設定し、あとどれくらいの時間があり、作業がどれくらい期限から遅れているかを見ることができます。

コンポーネントを使用してドキュメント グループを特定する

Jira スペースには、コンポーネントが付属します。コンポーネントはスペースのセクションのようなものです。

コンポーネントを使用して作業項目 (ここではドキュメント) のグループを識別し、まとめて管理できます。たとえば、「従業員フォーム」、「企業ポリシー」、「顧客ポリシー」など、必要に応じてどのようなコンポーネントでも作成できます。特定の人やグループを、特定のコンポーネントの担当者として割り当てることもできます。

一般的なカスタマイズ

• ドキュメント作成プロセスを管理する他の作業タイプを追加します。たとえば、タスクとサブタスクを使用して、スコープまたは調査アクティビティを追跡したり、公開プロセスを管理したりできます。

• カスタム フィールドを使用して、ドキュメントに関する追加情報 (ドキュメントの場所、今後の改訂日、アーカイブ スケジュールなど) を記録します。

• 会社のドキュメントの更新方針に合わせて、ドキュメント作業タイプのワークフローを変更します。