チームでワークフローをマッピングする

このガイドによって理想的なワークフローを計画して、チームがベストを尽くせるよう手助けしましょう。

必要なもの

チームでワークフローをマッピングする理由

「完了」、「進行中」、「完了」の 3 つのステータスから成る基本的なワークフローは、最も一般的で、多くのチームにお勧めできるものです。しかし、チームが成長して成熟するにつれて、仕事をより細かく分類することをお勧めします。

その理由は、次のとおりです。

• チームの役割が増えると、もっと簡単にタスクを引き継ぐ方法が必要になる。

• 法的要件によっては、ワークフローにさらにレビューを組み込む必要がある。

• チームが進捗状況を追跡してボトルネックを特定するには、詳細レポートが必要になる。

ステータスとトランジションについて

ここで、ワークフローの 2 つの重要な概念である、ステータスとトランジションを理解しておきましょう。

ステータス

ステータスは、チームの作業プロセスの中でも注目したいポイントです。ステータスによって、作業の状態がわかりやすくなり、チームのプロセスにおいて引き継ぎや開始の合図にもなります。

たとえば、タスクが開発から品質テストに移行した際に、ステータスが新しくなるといったように設定できます。

ワークフローを作成する際、ステータスはボックスとして描きます。

ステータスの例

トランジション

トランジションはステータス間の経路です。タスクがある状態から別の状態に移行した際に何が起きるかを説明します。

たとえば、タスクを開発から品質テストに移行する準備ができたことを示す「テスト準備完了」というトランジションを設定しておけば、タスクはこの経路を通って「品質テスト」ステータスに移行します。

ワークフローを作成する際、トランジションは矢印で描きます。

2 つのステータス間のトランジションの例

チームでワークフローをマッピングするための手順

1. 関係者との話し合い

ワークフローを設計する際には、現在のプロセスを知っている人に相談するのがよいでしょう。たとえば、Web 開発チームでは、プロダクト所有者、技術リーダー、Web 開発者、品質保証リーダー、Web デザイナーなどと話し合いましょう。

関係者とは、次のような点を話し合いましょう。

• あなたが何をしようとしているのか、それが彼らにどのように関係があるかを知らせます。理想的なワークフローを作るということは、チームが最適な方法で仕事ができるようにすることです。

• どのように関与したいかを尋ねます。詳細を知りたいのか、それとも単にレビュアーになりたいのか。

• 彼らの担当するプロセスがどのように機能するかを探ります。仕事を受けたり引き渡したりする方法など。

関係者と話し合うことで、問題点や改善の余地がある点など、チームの作業プロセスについてより深く理解することができます。

2. 理想的なワークフローを作成する

これで、チームの理想的な働き方をマッピングする準備が整いました。

ホワイトボードや、お気に入りのオンライン ホワイトボード ツールを入手します。空白のスペースにボックスや矢印を描けるようなものならどのようなものでもよいでしょう。

ワークフローごとに、ステータスを表すボックスと、トランジションを表す矢印を描きます。

ホワイトボードにマッピングされたチームのワークフローの例

3. 理想的なワークフローをレビューする

もう一度関係者と話し合いましょう。ドラフト ワークフローを説明して、フィードバックをもらいます。この時点では、完璧なものでなくても心配ありません。変更が必要な場合は調整できます。

関係者の承認が得られたら、チームにワークフローを公開してレビューしてもらいます。チームは提案したワークフローの影響を直接受けるため、彼らの意見はとても重要なものです。しっかり耳を傾けましょう

次に、Jira でワークフローをマッピングします。

ここまでの手順では、チームの作業プロセスをマッピングして、理想的なワークフローを立案して関係者やチームと一緒にレビューしました。これで、Jira でワークフローをマッピングする準備が整いました。

ワークフロー ルールを追加すれば、課題がワークフロー内を移動するにつれて自動でフィールドが更新されます。

ワークフローとルールは、チームでの使用を開始する前に、別のプロジェクトでテストすることをお勧めします。

フォローアップ

新しいワークフローを使い始めたら、状況をチームとして定期的に確認しましょう。ふりかえりプレイを実行して、うまくいったこととうまくいかなかったこと、その理由をふりかえります。

チームをパワーアップするその他の方法

• チーム ワークフローのマッピングの実例を参照してください。

• チーム ワークショップの無料リソースに関しては、チーム プレイブックをご覧ください。

• トレーニングやカスタマイズのサポートが必要な場合は、アトラシアン パートナーにご相談ください。