Confluence 自動化

Confluence automation is a feature that can help teams manage their content at scale. When space or app admins create and enable automation rules, Confluence automation works behind the scenes to complete routine functions that would otherwise have to be done manually. For example, rules can automatically:

• 新しいコンテンツを正しいフォーマットで作成します。

• 作業の進捗に関する最新情報をチームに送信します。

• 未完了のタスクに関するリマインドを表示します。

Confluence の自動化でできることは何ですか?

一般に Automation はその名が示すとおり、ルーチン機能を自動化してユーザーの作業を待機不要にします。

Confluence では、次のようなワークフローを自動化できる場合があります。

“When new pages or live docs are created in this space, message this Slack channel.”
“When a person from this group creates new pages or live docs, add this label.”

チームが Confluence をどのように使用しているか (共同作業またはナレッジ ベースとして) によって、特定の機能を自動化することが他の機能よりも役立つ場合があります。自動化が特に役立つと予想される 4 つの主な分野は、次のとおりです。

ツールを統合する

• 自動化された作業の最新情報をチームの Slack と MS Teams チャンネルに送信する

• Webhook トリガーによってサードパーティのアプリとサービスを接続する

コンテンツのライフサイクルを追跡する

• 公開プロセスを強制して、コンテンツを最新の状態に保つ

• Make related content more discoverable by managing and auto-adding page or doc labels

スペースを整理しておく

• 新しいスペースを一貫したページ ツリー構造でセットアップする

• 会議議事録などのチーム ドキュメントを、ページ ツリーの標準的な場所に自動で作成する

情報を常に把握する

• 期限を守ってチームを自動化されたリマインダーと通知に接続しておくことで、次を行います。

  • 割り当てられたタスクを完了する

  • 手動確認や最新情報を要求せずに、作業の進捗を確認する

ルール

ルールとは、「こうならこれ! (If This, Then This)」形式で構築された自動化ワークフローです。

Confluence 管理者は、グローバル・レベルで機能するルールを作成して有効化できます。スペース管理者は、個々のスペースのルールを作成して有効化できます（自分を管理者とは思わないかもしれませんが、パーソナル スペースを持っているなら自分のスペースの管理者です）。

Confluence の自動化でルールの作成方法をご確認ください。

ルール コンポーネント

Each rule is made by combining different types of components: triggers, conditions, branches, and actions. Think of components as the building blocks of a rule. (If you’ve used automation in other non-Atlassian apps, you may have also seen this described as the ingredients that make a recipe.)

トリガー

(これが実行されると...)
ルールは必ずトリガー コンポーネントで始まります。トリガーによって一連のルールの実行が促されます。
Confluence で利用可能なトリガーのリストをご参照ください。

条件

(IF certain conditions are met…)
Condition components are optional. They limit the scope of your rule. For example, you could add a User condition so that “when new pages or live docs are published”, the rule only runs if the pages or live docs were published by a specific user.
See a list of available conditions in Confluence.

ブランチ

(FOR EACH [object]…)
Branch components are also optional. They expand the execution of your rule by adding a secondary path (a branch). The branch is a sequence of conditions and/or actions that run in isolation from the rest of the rule — but are applied to every instance of an object. For example, you could branch the rule for each task (task being the object) so that “when new pages or live docs are published”, you receive a Slack message (an action) for every task on pages or live docs that’s assigned to you (the task criteria). This would happen in addition to actions added to the primary path of the rule chain.
See a list of available branches in Confluence.

操作

(最後にアクションを実行…)
ルールは必ずアクション コンポーネントで終わります。アクションはルールに実行させたいこと、つまりルールが正常に実行されたあとに行われる処理です。
Confluence で利用可能なアクションのリストをご参照ください。

ルール ビルダー

[ルールを作成] ボタンを選択すると、ルール ビルダーが開いて (ルール テンプレートで開始する代わりに) 新しいルールを最初から生成できます。トリガーとなるイベントから始めて、コンポーネントの追加と構成を順番に行えます。保存した各コンポーネントは、左側のルール チェーンに表示されます。

ルール テンプレート

Templates can be found in the Templates tab within automation. A rule template functions similarly to a page or doc template: It provides a starting point with appropriate components pre-selected and arranged in a rule chain. Select each component in the rule chain to configure and save it.

ルール チェーン

ルールまたはルール テンプレートを表示すると、左側にルール チェーンがコンポーネントの順序付きリストとして表示されます。これらは、ルールの指示 (一連のイベント) です。ルールを有効にすると、コンポーネントは表示された順序で上から下に実行されます。ドラッグ & ドロップで並べ替えます。削除するには、カーソルを合わせて [X] を選択します。

ルールの要約

ルール チェーンの上には、名前、説明、ルール アクターなどの、[ルールを詳細] を編集するためのリンクがあります。また、監査ログで実行データを表示して、既存のルールをトラブルシューティングできます。ルールの詳細、ルール アクター、監査ログ、ルール チェーンの一式に、特定のルールに関するすべての情報がまとめられています。

ルールアクター

ルールがアクションを実行する際は、ルール アクターとしてリストされている個人 (またはグループ) に代わって実行します。たとえば、ルールが最終的にメールを送信する場合は、ルール アクターの名前が "差出人" 行に表示されます。Confluence では、既定のルール アクターはルールを作成したユーザーになります。自分が所属していない別のチームのルールを作成している場合は、適切なチーム メンバーまたはグループからアクションが発生しているように見せるために、これを [ルールの詳細] で変更できます (Jira では、ルール アクターを総称的に「Jira Automation」として設定することもできますが、現在、これは Confluence のオプションにはありません)。

スマート値

ルールに追加するコンポーネントを設定すると、スマート値を使用するオプションが表示される場合があります。最初はやや難しく感じるかもしれませんが、実際はそれほど複雑ではありません。

スマート値は動的な変数であり、これを使用することで、ルールをより柔軟に設定できます。コンテキストに応じて情報を入力するプレースホルダーとして機能します。

For example if you build a rule that notifies people when their pages or live docs are edited, you might include smart values to dynamically plug in:

• 編集したユーザーの名前

• 日付

• the title of the edited page(s) or live docs

Confluence で利用可能なスマート値のリストをご参照ください。

Confluence Cloud の自動化に関する詳細についてご確認ください。