Confluence 自動化

Confluence 自動化は、チームが大規模にコンテンツを管理するのに役立つ機能です。スペース管理者またはアプリ管理者が自動化ルールを作成して有効にすると、Confluence 自動化が舞台裏で機能して、通常は手動で行う必要のあるルーチン機能を完了します。たとえば、ルールによって次のようなことが自動で実行されます。

• 新しいコンテンツを正しいフォーマットで作成します。

• 作業の進捗に関する最新情報をチームに送信します。

• 未完了のタスクに関するリマインドを表示します。

Confluence の自動化でできることは何ですか?

一般に Automation はその名が示すとおり、ルーチン機能を自動化してユーザーの作業を待機不要にします。

Confluence では、次のようなワークフローを自動化できる場合があります。

「新しいページまたはリアルタイム文書がこのスペースに作成されたら、この Slack チャンネルにメッセージを送信」
「このグループのユーザーが新しいページまたはリアルタイム文書を作成したら、このラベルを追加」

チームが Confluence をどのように使用しているか (共同作業またはナレッジ ベースとして) によって、特定の機能を自動化することが他の機能よりも役立つ場合があります。自動化が特に役立つと予想される 4 つの主な分野は、次のとおりです。

ツールを統合する

• Send automated work updates to team Slack and MS Teams channels

• Webhook トリガーによってサードパーティのアプリとサービスを接続する

コンテンツのライフサイクルを追跡する

• 公開プロセスを強制して、コンテンツを最新の状態に保つ

• ページまたは文書のラベルを管理して自動追加することで、関連コンテンツをより見つけやすくする

スペースを整理しておく

• 新しいスペースを一貫したページ ツリー構造でセットアップする

• 会議議事録などのチーム ドキュメントを、ページ ツリーの標準的な場所に自動で作成する

情報を常に把握する

• 期限を守ってチームを自動化されたリマインダーと通知に接続しておくことで、次を行います。

  • 割り当てられたタスクを完了する

  • 手動確認や最新情報を要求せずに、作業の進捗を確認する

ルール

ルールとは、「こうならこれ! (If This, Then This)」形式で構築された自動化ワークフローです。

Confluence 管理者は、グローバル・レベルで機能するルールを作成して有効化できます。スペース管理者は、個々のスペースのルールを作成して有効化できます（自分を管理者とは思わないかもしれませんが、パーソナル スペースを持っているなら自分のスペースの管理者です）。

Confluence の自動化でルールの作成方法をご確認ください。

ルール コンポーネント

各ルールは、トリガー、条件、ブランチ、アクションなど、さまざまなタイプのコンポーネントを組み合わせて作成されます。コンポーネントはルールの構成要素と考えてください (Atlassian アプリ以外で自動化を使用したことがある場合は、これがレシピの材料として説明されているのを見たことがあるかもしれません)。

トリガー

(WHEN this happens…)
Rules always begin with a trigger component. The trigger is the catalyst that sets the execution of your rule in motion.
See a list of available triggers in Confluence.

条件

(IF certain conditions are met…)
Condition components are optional. They limit the scope of your rule. For example, you could add a User condition so that “when new pages or live docs are published”, the rule only runs if the pages or live docs were published by a specific user.
See a list of available conditions in Confluence.

ブランチ

(それぞれの [オブジェクト] に対して...)
ブランチ コンポーネントもオプションです。セカンダリ パス (ブランチ) を追加することで、ルールの実行範囲を広げます。ブランチは、ルールの他の部分から切り離して実行される一連の条件やアクションですが、オブジェクトのすべてのインスタンスに適用されます。たとえば、タスクごと (タスクがオブジェクトとなる) にルールのブランチを作成することで、「新しいページやリアルタイム文書の公開時」に、ページやリアルタイム文書で自分に割り当てられたすべてのタスク (タスク条件) に対して、Slack メッセージを受け取ります (アクション)。これは、ルール チェーンのプライマリ パスに追加されたアクションに加えて実行されます。
Confluence で利用可能なブランチのリストについては、こちらをご確認ください。

操作

(THEN do this thing…)
Rules always end with an action component. Actions are what you want the rule to do, that is, what you want to happen after it executes successfully.
See a list of available actions in Confluence.

ルール ビルダー

[ルールを作成] ボタンを選択すると、ルール ビルダーが開いて (ルール テンプレートで開始する代わりに) 新しいルールを最初から生成できます。トリガーとなるイベントから始めて、コンポーネントの追加と構成を順番に行えます。保存した各コンポーネントは、左側のルール チェーンに表示されます。

ルール テンプレート

テンプレートは、自動化の [テンプレート] タブにあります。ルール テンプレートはページ テンプレートまたは文書テンプレートと同様に機能します。事前に選択された適切なコンポーネントがルール チェーンに配置されている状態から開始できます。ルール チェーンの各コンポーネントを選択して、設定や保存を行います。

ルール チェーン

ルールまたはルール テンプレートを表示すると、左側にルール チェーンがコンポーネントの順序付きリストとして表示されます。これらは、ルールの指示 (一連のイベント) です。ルールを有効にすると、コンポーネントは表示された順序で上から下に実行されます。ドラッグ & ドロップで並べ替えます。削除するには、カーソルを合わせて [X] を選択します。

ルールの要約

There’s a link above the rule chain to edit Rule details like the name, description, and rule actor. You can also troubleshoot an existing rule by viewing execution data in its audit log. Together the rule details, rule actor, audit log, and rule chain summarize all the information about a particular rule.

ルールアクター

When your rule performs an action, it’s performed on behalf of the individual (or group) listed as the rule actor. For example, if your rule ultimately sends an email – the name of the rule actor appears in the “From” line. In Confluence, the rule actor defaults to the person who created the rule. If you’re creating rules for another team, this can be changed (in Rule details) so that actions appear to originate from the appropriate team member or group. (In Jira, the rule actor can also be set generically as “Jira automation”, but this isn’t currently an option in Confluence.)

スマート値

When you configure components to add to your rule, you may be prompted with an option to use smart values. They can look a little intimidating, but using them is easier than you might think.

スマート値は動的な変数であり、これを使用することで、ルールをより柔軟に設定できます。コンテキストに応じて情報を入力するプレースホルダーとして機能します。

たとえば、ページまたはリアルタイム文書が編集された際に、ユーザーに対して通知するルールを作成する場合は、スマート値を含めることで次のような情報を動的に組み込みます。

• 編集したユーザーの名前

• 日付

• 編集したページまたはリアルタイム文書のタイトル

See a list of available smart values in Confluence.

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