Confluence 自動化

Confluence automation is a feature that can help teams manage their content at scale. When space or app admins create and enable automation rules, Confluence automation works behind the scenes to complete routine functions that would otherwise have to be done manually. For example, rules can automatically:

• 新しいコンテンツを正しいフォーマットで作成します。

• 作業の進捗に関する最新情報をチームに送信します。

• 未完了のタスクに関するリマインドを表示します。

Confluence の自動化でできることは何ですか?

一般に Automation はその名が示すとおり、ルーチン機能を自動化してユーザーの作業を待機不要にします。

Confluence では、次のようなワークフローを自動化できる場合があります。

「新しいページまたはリアルタイム文書がこのスペースに作成されたら、この Slack チャンネルにメッセージを送信」
「このグループのユーザーが新しいページまたはリアルタイム文書を作成したら、このラベルを追加」

チームが Confluence をどのように使用しているか (共同作業またはナレッジ ベースとして) によって、特定の機能を自動化することが他の機能よりも役立つ場合があります。自動化が特に役立つと予想される 4 つの主な分野は、次のとおりです。

ツールを統合する

• 自動化された作業の最新情報をチームの Slack と MS Teams チャンネルに送信する

• Webhook トリガーによってサードパーティのアプリとサービスを接続する

コンテンツのライフサイクルを追跡する

• 公開プロセスを強制して、コンテンツを最新の状態に保つ

• ページまたは文書のラベルを管理して自動追加することで、関連コンテンツをより見つけやすくする

スペースを整理しておく

• 新しいスペースを一貫したページ ツリー構造でセットアップする

• 会議議事録などのチーム ドキュメントを、ページ ツリーの標準的な場所に自動で作成する

情報を常に把握する

• 期限を守ってチームを自動化されたリマインダーと通知に接続しておくことで、次を行います。

  • 割り当てられたタスクを完了する

  • 手動確認や最新情報を要求せずに、作業の進捗を確認する

ルール

ルールとは、「こうならこれ! (If This, Then This)」形式で構築された自動化ワークフローです。

Confluence 管理者は、グローバル・レベルで機能するルールを作成して有効化できます。スペース管理者は、個々のスペースのルールを作成して有効化できます（自分を管理者とは思わないかもしれませんが、パーソナル スペースを持っているなら自分のスペースの管理者です）。

Confluence の自動化でルールの作成方法をご確認ください。

ルール コンポーネント

各ルールは、トリガー、条件、ブランチ、アクションなど、さまざまなタイプのコンポーネントを組み合わせて作成されます。コンポーネントはルールの構成要素と考えてください (Atlassian アプリ以外で自動化を使用したことがある場合は、これがレシピの材料として説明されているのを見たことがあるかもしれません)。

トリガー

(これが実行されると...)
ルールは必ずトリガー コンポーネントで始まります。トリガーによって一連のルールの実行が促されます。
Confluence で利用可能なトリガーのリストをご参照ください。

条件

(特定の条件が満たされた場合...)
条件のコンポーネントはオプションです。これらは、ルールのスコープを制限します。たとえば、「新しいページまたはリアルタイム文書の公開時」というユーザー条件を追加すると、特定のユーザーがページを公開した場合にのみルールが実行されます。
Confluence で利用可能な条件のリストをご参照ください。

ブランチ

(それぞれの [オブジェクト] に対して...)
ブランチ コンポーネントもオプションです。セカンダリ パス (ブランチ) を追加することで、ルールの実行範囲を広げます。ブランチは、ルールの他の部分から切り離して実行される一連の条件やアクションですが、オブジェクトのすべてのインスタンスに適用されます。たとえば、タスクごと (タスクがオブジェクトとなる) にルールのブランチを作成することで、「新しいページやリアルタイム文書の公開時」に、ページやリアルタイム文書で自分に割り当てられたすべてのタスク (タスク条件) に対して、Slack メッセージを受け取ります (アクション)。これは、ルール チェーンのプライマリ パスに追加されたアクションに加えて実行されます。
Confluence で利用可能なブランチのリストについては、こちらをご確認ください。

操作

(最後にアクションを実行…)
ルールは必ずアクション コンポーネントで終わります。アクションはルールに実行させたいこと、つまりルールが正常に実行されたあとに行われる処理です。
Confluence で利用可能なアクションのリストをご参照ください。

ルール ビルダー

[ルールを作成] ボタンを選択すると、ルール ビルダーが開いて (ルール テンプレートで開始する代わりに) 新しいルールを最初から生成できます。トリガーとなるイベントから始めて、コンポーネントの追加と構成を順番に行えます。保存した各コンポーネントは、左側のルール チェーンに表示されます。

ルール テンプレート

Templates can be found in the Templates tab within automation. A rule template functions similarly to a page or doc template: It provides a starting point with appropriate components pre-selected and arranged in a rule chain. Select each component in the rule chain to configure and save it.

ルール チェーン

ルールまたはルール テンプレートを表示すると、左側にルール チェーンがコンポーネントの順序付きリストとして表示されます。これらは、ルールの指示 (一連のイベント) です。ルールを有効にすると、コンポーネントは表示された順序で上から下に実行されます。ドラッグ & ドロップで並べ替えます。削除するには、カーソルを合わせて [X] を選択します。

ルールの要約

ルール チェーンの上には、名前、説明、ルール アクターなどの、[ルールを詳細] を編集するためのリンクがあります。また、監査ログで実行データを表示して、既存のルールをトラブルシューティングできます。ルールの詳細、ルール アクター、監査ログ、ルール チェーンの一式に、特定のルールに関するすべての情報がまとめられています。

ルールアクター

ルールがアクションを実行する際は、ルール アクターとしてリストされている個人 (またはグループ) に代わって実行します。たとえば、ルールが最終的にメールを送信する場合は、ルール アクターの名前が "差出人" 行に表示されます。Confluence では、既定のルール アクターはルールを作成したユーザーになります。自分が所属していない別のチームのルールを作成している場合は、適切なチーム メンバーまたはグループからアクションが発生しているように見せるために、これを [ルールの詳細] で変更できます (Jira では、ルール アクターを総称的に「Jira Automation」として設定することもできますが、現在、これは Confluence のオプションにはありません)。

スマート値

ルールに追加するコンポーネントを設定すると、スマート値を使用するオプションが表示される場合があります。最初はやや難しく感じるかもしれませんが、実際はそれほど複雑ではありません。

スマート値は動的な変数であり、これを使用することで、ルールをより柔軟に設定できます。コンテキストに応じて情報を入力するプレースホルダーとして機能します。

For example if you build a rule that notifies people when their pages or live docs are edited, you might include smart values to dynamically plug in:

• 編集したユーザーの名前

• 日付

• 編集したページまたはリアルタイム文書のタイトル

Confluence で利用可能なスマート値のリストをご参照ください。

Confluence Cloud の自動化に関する詳細についてご確認ください。