カスタム レポートを作成する

テンプレートとマクロを組み合わせると、顧客のインタビューや製品要件から IT サービスカタログまで、あらゆるものを管理するさまざまな種類のレポートを作成できます。 

この例では、マルチチーム ステータス レポートを作成します。シナリオの例:

Blue Sky Project に取り組んでいる設計、開発、QA の各チームは、各チームの重点的な取り組み分野、窓口担当者、リスク、全体的なステータスについての簡単なステータス更新ページを毎週作成する必要があります。彼らは製品要件テンプレートの手法が気に入っていて、チームのステータス更新を似た方法で管理したいと考えています。

各担当者がこのレポートに望むものは何でしょうか。

•プロジェクト リード － 各チームのステータスのみが表示された、一目で分かるレポートを求めています。

•チーム リード － 自分のチームだけを対象とした、重点分野とリスクを内容とする要約レポートを求めています。

•すべてのチーム メンバー – 毎週新しいページを作成しやすいレポートにしたいと考えています。

•経営陣 – チームごとに別々のページを見るのではなく、1 週間のすべての詳細を 1 ページにまとめて見たいと考えています。 

これらの各条件を満たすため、次のものを作成します。

1. レポートに記載する各チームのセクション別ページ プロパティ マクロを含む、ステータス更新テンプレート

2. すべてのチームのステータスのみを表示する、概要のステータス レポート

3. 各チームのサマリ レポート

4. 最初のステータス更新ページ

パート 1: ステータス更新テンプレートの作成

まず、説明テキストを使用してページ テンプレートを作成し、ページ プロパティ マクロを追加します。  

1. Confluence Cloud のスペースに移動します。

2. サイドバーで [スペース設定] を選択します。

3. [ルック アンド フィール] カードから [テンプレート] を選択します。

4. 右上の [新規テンプレートの作成] ボタンを選択します。

5. テンプレートに名前を付けます。ここでは、チーム メンバーが見つけやすいよう、「ステータスの更新」します。

6. 以下のスクリーンショットのように、エグゼクティブ サマリーおよおび各チームにいくつかの見出しを追加します。 

7. チーム メンバーが入力できるように、エグゼクティブ サマリーの下に説明テキストを追加します。テキストを表示する場所に /placeholder と入力して、Enter キーを押します。テキスト フィールドが表示されます。

8. 下のスクリーンショットのテキストを使用するか、独自の説明を追加して Enter を押します。

9. ラベルをテンプレートに追加します。このテンプレートから新たに作成されたすべてのページにラベルが含まれています。[] > [ラベルを追加] の順に選択します。

10. 「status-update」と入力し、[追加] を選択します。

11. [閉じる] を選択します。

1. これから、設計チームのステータスを記録するページ プロパティ マクロを追加します。/properties と入力して [ページ プロパティ] を選択します。マクロが表示されて、右側のパネルが開きます。

2. マクロ本文で、左側に見出し列を持つ 2 列の表を作成します。[ヘッダーの行] は、フリー ツールバーの [表のオプション] で初期設定で選択されています。[表のオプション] で、[ヘッダーの行] を選択解除して [ヘッダーの列] を選択します。

3. 見出し列で、見出し「デザイン フォーカス」、「デザイン ステータス」、「デザイン連絡先」、「デザインのリスク」を追加します。右側の列では、セルを空白のままにするか、ユーザーに指示する説明テキストを入力します。[デザイン ステータス] フィールドで、ステータス要素を追加してプロジェクトのステータスを視覚的に伝えます。 

4. ページ プロパティ マクロを編集して、このマクロのページ プロパティ ID  を入力します。この例では、「status-update-design」を使用します。これによって、後で設計チームのステータスだけをレポートできるようになります。
   この作業を開発チームと QA チームについて繰り返し、各マクロに異なる ID を指定することを忘れないようにします。ここでは、「status-update-dev」と「status-update-qa」を使用します。

5. 他のコンテンツをテンプレートに追加して、保存します。保存した後、テンプレートに説明を入力できます。この説明が、作成ダイアログのtemplate目見の下に表示されます。

パート 2: 各チームのステータスの概要を表示するレポートの作成

次に、ブループリントの多くで見かけるようなインデックスページを作成します。

1. スペースに新しい空白ページを作成します。これは「ステータスレポート ー 全チーム」ページになり、各チームの状態だけを示します。

2. /properties と入力して [ページ プロパティ レポート] を選択します。

3. マクロのフローティング ツールバーから [編集] を選択します。

4. [ラベル] フィールドに「status-update」と入力し、検索結果から選択します。これは、テンプレートに追加したラベルと同じものです。 

5. [オプション] 見出しの横にある [表示] を選択します。 

6. [表示する列] フィールドで、表示する列見出しを入力します。例では、[デザイン ステータス]、[開発ステータス]、[QA ステータス] の値のみを表示します。他のフィールドを空欄のまま残します。

7. [保存] を選択して、マクロを更新します。

1. ここで、ページにボタンを追加して、チーム リーダーが先ほど作成したテンプレートから新しいステータス更新ページを簡単に作成できるようにします。/template と入力して [テンプレートから作成] を選択します。

2. ボタンに表示するテキストを入力します (この例では、ボタンを「新しいステータス更新ページ」と呼びます)。

3. [テンプレート名] ドロップダウンからテンプレートを選択します (この例では、このテンプレートは "Status Update" です)。

4. 作成するページのタイトルをすべて指定します。これはタイトルに一貫性を持たせる優れた方法です。この例では、ページは「@currentDate に終了する週のステータス更新」と名前がつけられて、ミーティング議事録テンプレートのように、ページが作成された際に現在の日付を追加します。

5. 保存 を選択します。

6. 他のコンテンツやリンク、画像をページに追加し、[公開] を選択します。

7. ショートカットの追加アイコンを使用して、スペース サイドバーのページにリンクを追加します。 

パート 3: 各チームの個別レポート作成

次に、各チームのより詳細なサマリを表示するインデックスページを作成します。まずは設計チームから始めます。

1. 新しい空白のページを作成します － これは「設計ステータス レポート」インデックス ページで、そのチームの情報のみ表示します。

2. /properties と入力して [ページ プロパティ レポート] を選択します。

3. マクロのフローティング ツールバーから [編集] を選択します。

4. [ラベル] フィールドに「status-update」と入力し、検索結果から選択します。これは、テンプレートに追加したラベルと同じものです。 

5. [オプション] 見出しの横にある [表示] を選択します。 

6. テンプレートのページ プロパティ マクロで指定したページ プロパティ ID を入力します (この例では、「status-update-design」)。これによって、そのマクロの情報だけをレポートできます。

7. 他のすべてのフィールドを空白のままにします (このページ プロパティ マクロのすべての列を表示するため)。

8. [保存] をクリックして、ページにマクロを追加します。

1. 他のコンテンツやリンク、画像をページに追加し、[公開] を選択します。

2. ショートカットの追加アイコンを使用して、スペース サイドバーのページにリンクを追加します。 

3. 新しいページを作成し、同じ作業をチームごとに繰り返すか、ページをコピーしてから情報を編集します。それぞれに異なるページ プロパティ ID を指定することを忘れないようにします (この例では、「status-report-dev」と「status-report-qa」です)。 

設計、開発、QA の各チームが独自のスペースを持っている場合、この要約レポートはチームのスペースでも作成できます。[スペース内] フィールドでステータス更新ページが作成されるスペースを必ず指定して、マクロがレポートするページを見つけられるようにしてください。

パート 4: 最初のステータス更新ページの作成

1. ステータス更新ページが意味を持つスペースに移動します。

2. グローバルな [作成] ボタンまたはサイドバーのコンテキスト作成ボタンを使用して、ページを作成します。

3. [ステータス更新] を選択するか、[新しいステータス更新を作成] ボタンによって最初のステータス更新ページを作成します。まるでブループリントのようですが、100% 手作りです。

完成したページはこのように表示されます。

チーム リードと管理チームは、さらに週 1 回のステータス更新用のページを持っています。

プロジェクト リードは、毎週、すべてのチーム ステータス レポートで各チームのステータスを一目で把握できます。

各チームはそのチームのステータス レポートで、チームの重点取り組みとリスク、ステータスを一目で確認できます。