Confluence の自動化とは何ですか?

Confluence 自動化は、チームが大規模にコンテンツを管理するのに役立つプレミアム機能です。管理者が自動化ルールを作成して有効にすると Confluence 自動化が舞台裏で機能して、通常は手動で行う必要のあるルーチン機能を完了します。たとえば、ルールは次のことを自動で実行できます。

• 新しいコンテンツを正しいフォーマットで作成します。

• 作業の進捗に関する最新情報をチームに送信します。

• 未完了のタスクに関するリマインドを表示します。

Confluence の自動化でできることは何ですか?

一般に Automation はその名が示すとおり、ルーチン機能を自動化してユーザーの作業を待機不要にします。

Confluence では、次のようなワークフローを自動化できる場合があります。

「新しいページがこのスペースに作成されたら、この Slack チャンネルにメッセージを送信」
「このグループのユーザーが新しいページを作成したら、このラベルを追加」

チームが Confluence をどのように使用しているか (共同作業またはナレッジ ベースとして) によって、特定の機能を自動化することが他の機能よりも役立つ場合があります。自動化が特に役立つと予想される 4 つの主な分野は、次のとおりです。

ツールを統合する

• 自動化された作業の最新情報をチームの Slack と MS Teams チャンネルに送信する

• Webhook トリガーによってサードパーティのアプリとサービスを接続する

コンテンツのライフサイクルを追跡する

• 公開プロセスを強制して、コンテンツを最新の状態に保つ

• ページ ラベルを管理して自動追加することで、関連コンテンツをより見つけやすくする

スペースを整理しておく

• 新しいスペースを一貫したページ ツリー構造でセットアップする

• 会議議事録などのチーム ドキュメントを、ページ ツリーの標準的な場所に自動で作成する

情報を常に把握する

• 期限を守ってチームを自動化されたリマインダーと通知に接続しておくことで、次を行います。

  • 割り当てられたタスクを完了する

  • 手動確認や最新情報を要求せずに、作業の進捗を確認する

ルール

ルールとは、「こうならこれ! (If This, Then This)」形式で構築された自動化ワークフローです。

サイト管理者は、サイト レベルで Confluence 全体で機能するルールを作成して有効にできます。スペース管理者は、個々のスペースのルールを作成して有効にできます (自分を管理者とは思わないかもしれませんが、個人用スペースを持っているなら自分のスペースの管理者です)。

Confluence の自動化でルールの作成方法をご確認ください。

ルール コンポーネント

各ルールは、トリガー、条件、ブランチ、アクションなど、さまざまなタイプのコンポーネントを組み合わせて作成されます。コンポーネントはルールの構成要素と考えてください (アトラシアン製品以外で自動化を使用したことがある場合は、これがレシピの材料として説明されているのを見たことがあるかもしれません)。

トリガー

(これが実行されると...)
ルールは必ずトリガー コンポーネントで始まります。トリガーによって一連のルールの実行が促されます。
Confluence で利用可能なトリガーのリストをご参照ください。

条件

(特定の条件が満たされた場合...)
条件のコンポーネントはオプションです。これらは、ルールのスコープを制限します。たとえば、ユーザー条件を追加すると、「新しいページの公開時」というルールは、特定のユーザーがページを公開した場合にのみ実行されます。
Confluence で利用可能な条件のリストをご参照ください。

ブランチ

(それぞれの [オブジェクト] に対して...)
ブランチ コンポーネントもオプションです。セカンダリ パス (ブランチ) を追加することで、ルールの実行範囲を広げます。ブランチは、ルールの他の部分から切り離して実行される一連の条件やアクションですが、オブジェクトのすべてのインスタンスに適用されます。たとえば、タスクごと (タスクがオブジェクトとなります) にルールのブランチを作成することで、「新しいページの公開時」に、ページ上で自分に割り当てられたすべてのタスク (タスク条件) に対して、Slack メッセージを受け取ります (アクション)。これは、ルール チェーンのプライマリ パスに追加されたアクションに加えて実行されます。
Confluence で利用可能なブランチのリストをご参照ください。

操作

(最後にアクションを実行…)
ルールは必ずアクション コンポーネントで終わります。アクションはルールに実行させたいこと、つまりルールが正常に実行されたあとに行われる処理です。
Confluence で利用可能なアクションのリストをご参照ください。

ルール ビルダー

[ルールを作成] ボタンを選択すると、ルール ビルダーが開いて (ルール テンプレートで開始する代わりに) 新しいルールを最初から生成できます。トリガーとなるイベントから始めて、コンポーネントの追加と構成を順番に行えます。保存した各コンポーネントは、左側のルール チェーンに表示されます。

ルール テンプレート

テンプレートは、自動化の [テンプレート] タブにあります。ルール テンプレートはページ テンプレートと同様に機能します。事前に選択された適切なコンポーネントをルール チェーンに配置した状態から開始できます。ルール チェーンの各コンポーネントを選択して、設定して保存します。

ルール チェーン

ルールまたはルール テンプレートを表示すると、左側にルール チェーンがコンポーネントの順序付きリストとして表示されます。これらは、ルールの指示 (一連のイベント) です。ルールを有効にすると、コンポーネントは表示された順序で上から下に実行されます。ドラッグ & ドロップで並べ替えます。削除するには、カーソルを合わせて [X] を選択します。

ルールの要約

ルール チェーンの上には、名前、説明、ルール アクターなどの、[ルールを詳細] を編集するためのリンクがあります。また、監査ログで実行データを表示して、既存のルールをトラブルシューティングできます。ルールの詳細、ルール アクター、監査ログ、ルール チェーンの一式に、特定のルールに関するすべての情報がまとめられています。

ルールアクター

ルールがアクションを実行する際は、ルール アクターとしてリストされている個人 (またはグループ) に代わって実行します。たとえば、ルールが最終的にメールを送信する場合は、ルール アクターの名前が "差出人" 行に表示されます。Confluence では、既定のルール アクターはルールを作成したユーザーになります。自分が所属していない別のチームのルールを作成している場合は、適切なチーム メンバーまたはグループからアクションが発生しているように見せるために、これを [ルールの詳細] で変更できます (Jira では、ルール アクターを総称的に「Jira Automation」として設定することもできますが、現在、これは Confluence のオプションにはありません)。

スマート値

ルールに追加するコンポーネントを設定すると、スマート値を使用するオプションが表示される場合があります。最初はやや難しく感じるかもしれませんが、実際はそれほど複雑ではありません。

スマート値は動的な変数であり、これを使用することで、ルールをより柔軟に設定できます。コンテキストに応じて情報を入力するプレースホルダーとして機能します。

たとえば、ページが編集された際にユーザーに対して通知するルールを作成する場合は、スマート値を含めることで、次のような情報を動的に組み込めます。

• 編集したユーザーの名前

• 日付

• 編集したページのタイトル

Confluence で利用可能なスマート値のリストをご参照ください。

用途

Confluence 自動化ルールが正常に実行されると (つまり意図したとおりにアクションが 1 回以上実行されると)、実行回数としてカウントされます。ルールが複数のアクションを実行したとしても、ルールの実行が成功するたびに使用回数がカウントされるのは 1 回だけです。ルールがトリガーされたものの、アクションを実行せずに失敗した場合は、実行としてカウントされません。

1 か月あたりのルールの実行が特定の回数に制限されているプランでは、使用状況を監視することが重要です。

Confluence Enterprise では、実行回数に制限はありません。ルールの使用状況を監視することで、ルールの失敗 (使用量の低下) や、予想以上の実行 (使用量の増加) などといった問題に気付きやすくなりますが、チームが使用しているルールの実行回数を詳細に把握する必要はありません。

Confluence Premium は、ユーザー 1 名あたり毎月 1,000 回のルール実行に相当する合計回数に制限されています。たとえば、Confluence サイトに 2,000 名のユーザーがいる場合は、毎月ルールを合計 200 万回実行できます (2,000 ユーザー x 1,000 回の実行 = 毎月 200 万件のルール実行)。チームに割り当てられた実行回数に達すると、ルールは翌月の 1 日に使用量が更新されるまで実行されません。前月に未使用だった実行は繰り越されません。

ルールが正常に実行されていることを確認するには、自動化監査ログを表示します。

Confluence Cloud の自動化に関する詳細についてご確認ください。