Confluence 自動化

Confluence 自動化は、チームが大規模にコンテンツを管理するのに役立つ機能です。スペース管理者またはアプリ管理者が自動化フローを作成して有効にすると、Confluence 自動化がバックグラウンドで動作し、通常は手動で行う必要のあるルーチン機能を完了します。たとえば、フローによって次のようなことが自動で実行されます。

• 新しいコンテンツを正しいフォーマットで作成します。

• 作業の進捗に関する最新情報をチームに送信します。

• 未完了のタスクに関するリマインドを表示します。

Confluence の自動化でできることは何ですか?

一般に Automation はその名が示すとおり、ルーチン機能を自動化してユーザーの作業を待機不要にします。

Confluence では、次のようなワークフローを自動化できる場合があります。

「新しいページまたはリアルタイム文書がこのスペースに作成されたら、この Slack チャンネルにメッセージを送信」
「このグループのユーザーが新しいページまたはリアルタイム文書を作成したら、このラベルを追加」

チームが Confluence をどのように使用しているか (共同作業またはナレッジ ベースとして) によって、特定の機能を自動化することが他の機能よりも役立つ場合があります。自動化が特に役立つと予想される 4 つの主な分野は、次のとおりです。

ツールを統合する

• 自動化された作業の最新情報をチームの Slack と MS Teams チャンネルに送信する

• Webhook トリガーによってサードパーティのアプリとサービスを接続する

コンテンツのライフサイクルを追跡する

• 公開プロセスを強制して、コンテンツを最新の状態に保つ

• ページまたは文書のラベルを管理して自動追加することで、関連コンテンツをより見つけやすくする

スペースを整理しておく

• 新しいスペースを一貫したページ ツリー構造でセットアップする

• 会議議事録などのチーム ドキュメントを、ページ ツリーの標準的な場所に自動で作成する

情報を常に把握する

• 期限を守ってチームを自動化されたリマインダーと通知に接続しておくことで、次を行います。

  • 割り当てられたタスクを完了する

  • 手動確認や最新情報を要求せずに、作業の進捗を確認する

フロー

フローとは、「これが発生したら、次はこれを実行する (If This, Then This)」という形式で構築された自動化ワークフローです。

Confluence 管理者は、グローバル レベルで機能するフローを作成して有効化できます。スペース管理者は、個々のスペース向けのフローを作成して有効化できます（また、自分を管理者と思っていなくても、パーソナル スペースを所有している場合は、そのスペースの管理者です）。

Confluence 自動化でフローを作成する方法をご確認ください。

フローのステップ

各フローは、トリガー、条件、ブランチ、アクションなど、さまざまな種類のステップを組み合わせて作成されます。ステップは、フローを構成する基本要素と考えてください (Atlassian 以外のアプリで自動化を使用したことがある場合は、これがレシピを構成する材料として説明されているのを見たことがあるかもしれません)。

トリガー

(WHEN: これが発生した場合...)
フローは常にトリガー ステップから始まります。トリガーは、フローの実行を開始するきっかけとなるものです。
Confluence で利用可能なトリガーのリストをご参照ください。

条件

(IF: 特定の条件が満たされた場合...)
条件ステップはオプションです。これにより、フローのスコープを制限できます。たとえば、ユーザー条件を追加すると、「新しいページまたはリアルタイム文書が公開されたとき」に、そのページまたは文書を特定のユーザーが公開した場合にのみフローが実行されるようにできます。
Confluence で利用可能な条件のリストをご参照ください。

ブランチ

(FOR EACH [object]: 各 [object] に対して...)
ブランチ ステップもオプションです。これにより、セカンダリ パス (ブランチ) が追加され、フローの実行範囲を拡張できます。ブランチとは、フローの他の部分から切り離して実行される条件やアクションのシーケンスであり、オブジェクトの各インスタンスに適用されます。たとえば、各タスクに対して (ここではタスクがオブジェクト) フローのブランチを作成すると、「新しいページまたはリアルタイム文書が公開されたとき」に、自分に割り当てられたページやリアルタイム文書上の各タスク (タスク条件) に対して、Slack メッセージ (アクション) を受け取ることができます。これは、フロー チェーンのプライマリ パスに追加されたアクションに加えて実行されます。
Confluence で利用可能なブランチのリストをご参照ください。

操作

(THEN: このアクションを実行…)
フローは常にアクション ステップで終わります。アクションとは、フローに実行させたいこと、つまりフローが正常に実行されたあとに行われる処理です。
Confluence で利用可能なアクションのリストをご参照ください。

フロー ビルダー

[フローを作成] ボタンを選択すると、フロー ビルダーが開き、(フロー テンプレートから開始する代わりに) 新しいフローを一から作成できます。フロー ビルダーでは、トリガー イベントを起点として、ステップの追加や構成を順番に行えます。保存した各ステップは、左側のフロー チェーンに表示されます。

フロー テンプレート

テンプレートは、自動化の [テンプレート] タブにあります。フロー テンプレートはページ テンプレートや文書テンプレートと同様に機能し、適切なステップがあらかじめ選択されてフロー チェーン内に配置された状態から開始できます。フロー チェーン内の各ステップを選択して設定し、保存してください。

フロー チェーン

フローまたはフロー テンプレートを表示すると、ステップの順序付きリストであるフロー チェーンが左側に表示されます。これは、フローの指示 (イベントの連鎖) を表します。フローを有効にすると、ステップは表示された順序で上から下に実行されます。ドラッグ & ドロップで順序を変更できます。削除するには、対象にカーソルを合わせて [X] を選択します。

フローの概要

フロー チェーンの上部には、名前、説明、フロー アクターなどの、[フローの詳細] を編集するためのリンクがあります。また、監査ログで実行データを確認することで、既存のフローのトラブルシューティングを行うこともできます。フローの詳細、フロー アクター、監査ログ、フロー チェーンを合わせることで、特定のフローに関するすべての情報を確認できます。

フロー アクター

フローがアクションを実行する際、そのアクションはフロー アクターとしてリストされている個人 (またはグループ) の代理として実行されます。たとえば、フローの最後にメールが送信される場合、差出人 (From) 行にはフロー アクターの名前が表示されます。Confluence では、フロー アクターは既定でフローを作成したユーザーに設定されます。自分が所属していない別のチーム向けにフローを作成している場合は、[フローの詳細] で変更して、アクションが適切なチーム メンバーまたはグループから実行されたように表示することができます (Jira では、フロー アクターを「Jira 自動化」として汎用的に設定することもできますが、現時点では Confluence では利用できません)。

スマート値

フローに追加するステップを設定すると、スマート値を使用するオプションが表示される場合があります。最初はやや難しく感じるかもしれませんが、実際はそれほど複雑ではありません。

スマート値は、フローをより柔軟に設定するための動的変数です。コンテキストに応じて情報が入力されるプレースホルダーとして機能します。

たとえば、ページやリアルタイム文書が編集された際にユーザーに通知するフローを作成する場合、次のような情報を動的に組み込むためにスマート値を使用できます。

• 編集したユーザーの名前

• 日付

• 編集したページまたはリアルタイム文書のタイトル

Confluence で利用可能なスマート値のリストをご参照ください。

Confluence Cloud の自動化に関する詳細についてご確認ください。