Confluence で承認を依頼・管理する
承認を使用すると、Confluence ページの正式な承認を依頼できます。承認機能を使用すると、チームで重要なコンテンツをレビューし、承認内容を記録するとともに、行われた承認の履歴を残すことができます。
承認は、責任の所在と変更履歴を明確にする必要がある業務に役立ちます。たとえば、ポリシー、手順書、リリース計画、法務レビュー、財務文書、その他ビジネス上重要なページの管理に適しています。
はじめる前に
承認機能は、Premium プランおよび Enterprise プランでのみ利用できます。
承認機能はページで利用できますが、リアルタイム文書およびブログ投稿では利用できません。
承認を依頼したり、承認依頼に対応したりするには、ページの編集権限が必要です。
スペース管理者は、必須の承認者や公開前の承認の必須化など、スペース レベルの承認設定を構成できます。
承認を依頼する
承認が必要な Confluence ページを開きます。
コンテンツのステータス メニューを開きます。
[Start approval (承認を開始)] を選択して、承認依頼の設定を開始します。
ページの承認者を追加します。
必要に応じて、承認依頼の背景を説明するメッセージと期限を追加します。
[開始] を選択します。
Confluence は承認者に通知を送信し、ページ上で承認の進捗を追跡します。
承認依頼に対応する
承認通知または Confluence から対象のページを開きます。
ページの内容を確認します。
ページの署名欄の下に表示される承認バナーで [Respond (対応)] を選択し、承認パネルを開きます。
[Approve (承認)] または [Request changes (変更を依頼)] を選択して回答を送信します。必要に応じて、送信前に判断理由に関するコメントを追加できます。承認が完了するまでは、回答を編集できます。
ページの承認ステータスが更新され、回答内容が反映されます。他のユーザーは、ページが承認待ちか、承認済みか、または変更が必要かを確認できます。
承認の進捗と履歴を確認する
進行中の承認の現在のステータスを確認するには、承認パネルを開きます。レビュー依頼先、回答済みのユーザー、承認待ちの項目などを確認できます。
承認履歴全体を確認するには、アクティビティ ログを開きます。過去の承認サイクルが表示され、承認を依頼したユーザー、ページを承認したユーザーまたは変更を要求したユーザー、コメント、および各判断が行われた日時を確認できます。
表示モードと編集モードにおけるコンテンツ ステータスについて
コンテンツ ステータスは、表示モードと編集モードでそれぞれ個別に管理されるようになりました。
表示モードでページのコンテンツ ステータスを変更すると、公開済みページのステータスのみが更新されます。このステータスは、編集モードの下書きには引き継がれません。
編集モードでページのコンテンツ ステータスを変更すると、下書きのステータスが更新されます。変更を公開すると、新しいステータスが公開済みページに適用されます。
べストプラクティス
承認の記録を明確に残す必要があるページでは、承認機能を使用します。
承認者には、判断に必要なレビュアーのみを追加します。
レビューに時間の制約がある場合は、期限を設定します。
スペースの承認設定を構成する
スペース管理者は、スペース内のすべてのユーザーに適用される承認ルールをスペースレベルで設定できます。この設定により、公開前の承認を必須にしたり、承認できるユーザーを制限したり、承認済みコンテンツを常に最新の状態に保ったりできます。
承認設定は、スペース設定の [Status and approvals (ステータスと承認)] 画面で管理します。
はじめる前に
これらの設定を表示または変更するには、スペース管理者である必要があります。
スペースで承認機能が有効になっている必要があります。[Status and approvals (ステータスと承認)] 設定で、モードを [Enable statuses with approvals (ステータスと承認を有効にする)] に設定してください。
[Enable statuses only (ステータスのみを有効にする)] または [Disabled (無効)] を選択すると、以下で説明する承認設定は表示されません。
これらの設定の変更は、スペース内のすべてのページに適用されます。
公開前に承認を必須にする
この設定を使用すると、新しいページが公開される前に承認されるようにできます。
[Approvals (承認)] 設定で、[Require approval before publishing (公開前に承認を必須にする)] をオンにします。
オンにすると、新しいページは承認を受けるまで公開できなくなります。
必須の承認者を設定する
この設定を使用すると、スペース全体でページを承認できるユーザーを制限できます。
[Approvals (承認)] 設定の [Required approvers (必須の承認者)] で、必須の承認者として設定するユーザーを検索して選択します (最大 5 人)。
追加 を選択します 。
この設定を適用するには、トグルをオンにします。
オンにすると、このスペース内のすべての承認は、追加した承認者の実が実行できます。この設定をオンにするには、事前に少なくとも 1 人の承認者を追加しておく必要があります。承認者は、いつでもリストから削除できます。
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