スペースの編成

誰もが探しているものを見つけ、重要な情報を把握できるようにするための、スペースの整理に役立つヒントをいくつか紹介します。

マイスペース内でコンテンツを整理するにはどうすればよいですか? 

Confluence で作成されたものは、議事録から振り返り、およびその間のすべてのものに至るまで、ページまたはブログ投稿という形をとります。

• 概要は、サイトへの訪問者が最初に目にするコンテンツです。訪問者が関連コンテンツを見つけやすくするため、便利なマクロを使用したりスペースの内容に関する情報を含めたりして、まず概要のキュレーションを行うことをお勧めします。

• 主に現在のタイムフレームに固有で、時間と共に変化しないコンテンツを作成する場合は、ブログ投稿として作成します。そのため、最新ニュースが表示され、訪問者が古いコンテンツに関心がある場合、下へスクロールするだけで済みます。

• 後に残り、時間と共に進化する可能性のあるコンテンツを作成する場合は、ページとして作成します。すべてのページが子ページを持つようページがネストされるため、コンテンツをカテゴリーやサブカテゴリーに整理できます。

ラベルの使用

ラベルとは、ページやブログ投稿、添付ファイルに追加するキーワードやタグのことです。 

• 独自のラベルを定義して、コンテンツを分類、識別、またはブックマークするために使用できます。たとえば、自分のサイト上にある会計に関連するすべてのページにラベル「会計」を割り当てると、次のことが可能になります。 

  • 1 つのスペースまたはサイト全体でそのラベルの付いたすべてのページを参照する。

  • そのラベルを使用してページのリストを表示する。

  • そのページに基づいて検索する。

• ラベル別コンテンツ マクロによって、ラベルのカテゴリ別に編成されたスペースにコンテンツ テーブルを作成します。

• ラベルは排他的ではありません。そのため、ページは必要なだけラベルを付けることができます。ページはこれらの各カテゴリーの下に表示されます。

スペースを整理するにはどうすればよいですか?  

同じスペースで多数のユーザーが作成作業を行う場合は、短時間で面倒なことになる可能性があります。以下を試すことでこれを防ぐことができます。

ガイドライン セットの作成

• コンテンツが失われたり、間違った場所に配置されないよう、子ページを下に配置するためにどの親ページを作成するか、協力者に知らせます。  

• すべてのコンテンツがきちんと分類されるよう、ページ、ブログ投稿、および添付ファイルに追加する標準ラベルを決定します。

• スペース概要でこれらのガイドラインについて説明して、各ユーザーが確認できるようにします。

ページ ブループリントの使用

ブループリントは、書式設定、マクロ、サンプル コンテンツを含むテンプレートです。各スペースに対してブループリントをカスタマイズできます。ブループリントから作成されたすべては、サイドバーに独自のインデックスを持ちます。そのため、たとえば議事録テンプレートを使用した場合は、サイドバーで [議事録] を選択してスペースにあるすべての議事録ページのリストを表示できます。

テンプレートから作成マクロ

テンプレート マクロから作成によって、他の投稿者の作業をシンプルにします。[テンプレート マクロから作成] では、選択した特定のテンプレートにリンクするページにボタンを配置できます。ボタンをクリックするとエディターを開いて、選択したテンプレートが適用されます。

独自のページ テンプレートの作成

毎回同じ方法で書式設定するコンテンツ向けに、独自のテンプレートを作成します。たとえば、同じ条件を追跡する定期レポートを作成する必要がある場合は、毎回新しいデータのみを入力すれば済むように、見出し、変数日付、テーブル、グラフィック用のスペースのあるテンプレートを作成します。レポート全体を一から作成する必要はありません。

自分のチームが重要事項を常に把握できるようにするにはどうすればよいですか?  

Confluence に多数のコンテンツがある場合、すべてを把握することは困難に思われますが、これらの機能は、関心を持っているすべてのコンテンツを保存して追跡するのに役立ちます。

スター付きスペース

簡単にナビゲートできるようにするスペースを、[スター付き] スペースのリストに追加します。このリストは、Confluence のナビゲーションやスペース ディレクトリの [スペース] メニューにあります。また、スペース リスト マクロによって、ページやブログ投稿にそのスペースを表示できます。

[スター付き] 一覧にスペースを追加するには、そのスペースに移動して [このスペースにスターを追加] をクリックするか、スペース ディレクトリでそのスペースを見つけ、スペース名の横にある星印アイコンをクリックします。

ページにスターを付ける

スペース全体ではなく特定のページにのみをリンクさせる場合は、[Star for later (スターを付ける)] を選択すると Confluce ナビゲーションの [最近] やホーム ページに表示されます。お気に入りページ マクロによって、スターを付けたすべてのリストを表示できます。

ページ、ブログ、またはスペースを見る

また、ページ、ブログ、またはスペースに対して加えたすべての変更を追跡する場合は、それらをウォッチできます。コンテンツをウォッチすると、そのコンテンツに対して加えられたすべての編集、削除、添付ファイルまたはコメントに対してメール通知が届きます。

• ページをウォッチするには、ウォッチするページへと移動してからウォッチ >  ページのウォッチを選択するか、ページ全体をウォッチする場合はこのスペースのすべてのコンテンツのウォッチを選択します。

• ブログをウォッチするには、そのブログに移動して [このブログをウォッチする] を選択します。

また、自分のスペースのウォッチャーを管理することもできます。この機能は、新しいプロジェクトを作成する場合や、そのプロジェクトのチームメンバーに進捗状況を常に把握してもらいたい場合などに便利です。そのスペースのページに移動してから、ウォッチ > ウォッチャーの管理を選択してから、「このスペースをウォッチする」の下で名前を追加/削除します。 

@mentions

別の人物の意見が必要、または誰かにタスクを割り当てる場合は、@mentionsを使用します。メンションはタグのように機能します。メンションされた人物はただちに通知を受けて、そのページやブログにクリック スルーできます。タスクの作成時にメンションするとその人物にタスクが割り当てられて、その人物はプロファイルからそれらのタスクを見つけられます。 

誰かに確認、情報の追加、または何かを承認してもらいたい場合、Confluence 内にその作業を置き、タスクとして彼らに割り当てます。Confluence 内で変更やコメントを追加し、完了したらメンションを返して知らせることができます。 

スペース サイドバーを編集

サイドバーに表示するアイテムを決定できます。概要、ブログ、質問やカレンダーなどのアプリでこの操作を実行できます。 

1. Confluence Cloud のスペースに移動します。

2. サイド バーで [スペース設定] を選択します。

3. [スペースを管理] カードから [Edit sidebar (サイドバーの編集)] を選択します。

4. サイドバーに表示する内容を選択します。 

スペース ショートカット

ショートカットは有益または重要なページで、スペースのメンバーが頻繁に必要とする可能性があります。これらのショートカットは、スペース管理者が追加します。

スペース管理者は、スペース内のページ、他の関連スペース、または関連する外部 Web コンテンツにリンクしたり、必要に応じてショートカットを並べ替えたりできます。