スペースの編成

誰もが探しているものを見つけ、重要な情報を把握できるようにするための、スペースの整理に役立つヒントをいくつか紹介します。

マイスペース内でコンテンツを整理するにはどうすればよいですか? 

Confluence で作成されたものは、ミーティング議事録からふりかえり、さらにはその間のすべてのものに至るまで、ページ、リアルタイム文書、またはブログ投稿という形をとります。

• Your overview will be the first thing that visitors to your site see. To help them find relevant content, start by curating your overview with useful elements and including information about what is in your space.

• ミーティング議事録やプロジェクト計画など、共同作業性が高く、継続的に進化するコンテンツを作成する場合は、リアルタイム文書を作成しましょう。

• ドキュメントやポリシーなどのバージョン管理されたコンテンツを作成していて、それを信頼できる情報源として残し、段階的に進化させたい場合は、それをページとして作成して公開します。ページとリアルタイム文書はネストされるので、それぞれが独自のサブアイテム、つまり「子」アイテムを持つことができます。これによって、コンテンツをカテゴリやサブカテゴリに整理できます。

• 主に現在のタイムフレームに固有で、時間と共に変化しないコンテンツを作成する場合は、ブログ投稿として作成します。そのため、最新ニュースが表示され、訪問者が古いコンテンツに関心がある場合、下へスクロールするだけで済みます。

ラベルの使用

ラベルとは、ページ、リアルタイム文書、ブログ投稿、添付ファイルに追加できるキーワードやタグのことです。 

• 独自のラベルを定義して、コンテンツを分類、識別、またはブックマークするために使用しましょう。たとえば、サイト上にある会計に関連するすべてのコンテンツにラベル「会計」を割り当てると、次のことが可能になります。 

  • 1 つのスペースまたはサイト全体で、そのラベルが付いたすべてのコンテンツを参照する

  • そのラベルを使用してコンテンツのリストを表示します。

  • そのページに基づいて検索する。

• Use the Content by Label Macro to create a table of contents for your space that is organized by label categories.

• ラベルの個数に制限はありません。そのため、コンテンツには必要なだけラベルを付けることができます。そのコンテンツは、これらの各カテゴリの下に表示されます。

スペースを整理するにはどうすればよいですか?  

同じスペースで多数のユーザーが作成作業を行う場合は、短時間で面倒なことになる可能性があります。以下を試すことでこれを防ぐことができます。

ガイドライン セットの作成

• コンテンツを追加するフォルダをコラボレーターに知らせれば、紛失や保管ミスを防げます。  

• すべてのコンテンツがきちんと分類されるように、ページ、リアルタイム文書、ブログ投稿、添付ファイルに追加する標準ラベルを決定します。

• スペース概要でこれらのガイドラインについて説明して、各ユーザーが確認できるようにします。

ブループリントを使用する

Blueprints are templates that come with formatting, macros and sample content. You can customize these Blueprints for each space. Everything created from a Blueprint will have its own index in the sidebar, so, for example, if you use the Meeting notes template, you can select "Meeting Notes" in the sidebar to see a list of all the meeting notes pages in your space.

テンプレートから作成マクロ

Make things simpler for other contributors by using the Create from Template Macro. The Create from Template Macro lets you put a button on a page or live doc that links to a specific template of your choice. When the button is clicked, the editor opens with your chosen template applied.

独自のテンプレートを作成する

Create your own templates for any content that you want formatted the same way every time. For example, if you have to create a regular report tracking the same criteria, create a template with headings, variable dates, tables, and spaces for any graphics, so that each time all you have to do is input the new data instead of creating the whole report from scratch.

自分のチームが重要事項を常に把握できるようにするにはどうすればよいですか?  

Confluence に多数のコンテンツがある場合、すべてを把握することは困難に思われますが、これらの機能は、関心を持っているすべてのコンテンツを保存して追跡するのに役立ちます。

スター付きスペース

Add any spaces that you want to be able to navigate to easily to your list of Starred Spaces. This list is in the Spaces menu in the Confluence navigation and in the Space Directory. You can also use the Spaces List Macro to display it on a page, live doc, or in a blog post.

[スター付き] 一覧にスペースを追加するには、そのスペースに移動して [このスペースにスターを追加] をクリックするか、スペース ディレクトリでそのスペースを見つけ、スペース名の横にある星印アイコンをクリックします。

コンテンツにスターを付ける

If you only want links to certain content rather than a whole space, you can select More actions () and choose Star. These items will appear under Recent in the Confluence navigation and on the For you page. You can use the Favorite Pages Macro to display a list of all of everything you've starred.

ページ、リアルタイム文書、ブログ、またはスペースをウォッチする

If you want to keep track of all the changes made to a page, live doc, blog, or space, you can also watch them. Watching any content means that you will receive email notifications for all edits, deletions, attachments or comments made to that content.

• コンテンツをウォッチするには、ウォッチしたいコンテンツに移動して、[その他のアクション (...)] メニューから、[ウォッチ設定] を選択します。そのコンテンツをウォッチするか、子アイテムをウォッチするか、スペース内のすべてのコンテンツをウォッチするかを選択します。

自分のスペースのウォッチャーも管理できます。この機能は、新しいプロジェクトを作成する場合や、そのプロジェクトのチーム メンバーに進捗を常に把握してもらいたい場合などに便利です。そのスペースのコンテンツに移動してから、[ウォッチ] > [ウォッチャーを管理] の順に選択し、[このスペースをウォッチ] で名前を追加/削除します。 

@mentions

Use @mentions for any work where you need someone else's input or want to assign someone a task. Mentioning someone works like a tag—they'll immediately get a notification that they've been mentioned, and can click through to the content. If you mention someone when creating a task, it'll assign that task to them and they can find it in their profile. 

誰かに確認、情報の追加、または何かを承認してもらいたい場合、Confluence 内にその作業を置き、タスクとして彼らに割り当てます。Confluence 内で変更やコメントを追加し、完了したらメンションを返して知らせることができます。 

スペース サイドバーを編集

サイドバーに表示するアイテムを決定できます。概要、ブログ、質問やカレンダーなどのアプリでこの操作を実行できます。 

1. Confluence Cloud のスペースに移動します。

2. サイドバーに表示されるスペース名の横で [その他のアクション (•••)] > [スペース設定] の順に選択します。

3. [一般] メニューを開き、[機能] を選択します。

4. サイドバーに表示する内容を選択します。 

スペース ショートカット

ショートカットは有益または重要なページで、スペースのメンバーが頻繁に必要とする可能性があります。これらのショートカットは、スペース管理者が追加します。

スペース管理者は、スペース内のページ、他の関連スペース、または関連する外部 Web コンテンツにリンクしたり、必要に応じてショートカットを並べ替えたりできます。