スペースの編成

誰もが探しているものを見つけ、重要な情報を把握できるようにするための、スペースの整理に役立つヒントをいくつか紹介します。

マイスペース内でコンテンツを整理するにはどうすればよいですか? 

Confluence で作成されたものは、ミーティング議事録からふりかえり、さらにはその間のすべてのものに至るまで、ページ、リアルタイム文書、またはブログ投稿という形をとります。

• 概要は、サイトへの訪問者が最初に目にするコンテンツです。訪問者にとって関連コンテンツが見つけやすくなるように、便利な要素の使用や、スペースの内容に関する情報を含めるなど、概要のキュレーションを行うことから開始しましょう。

• ミーティング議事録やプロジェクト計画など、共同作業性が高く、継続的に進化するコンテンツを作成する場合は、リアルタイム文書を作成しましょう。

• ドキュメントやポリシーなどのバージョン管理されたコンテンツを作成していて、それを信頼できる情報源として残し、段階的に進化させたい場合は、それをページとして作成して公開します。ページとリアルタイム文書はネストされるので、それぞれが独自のサブアイテム、つまり「子」アイテムを持つことができます。これによって、コンテンツをカテゴリやサブカテゴリに整理できます。

• 主に現在のタイムフレームに固有で、時間と共に変化しないコンテンツを作成する場合は、ブログ投稿として作成します。そのため、最新ニュースが表示され、訪問者が古いコンテンツに関心がある場合、下へスクロールするだけで済みます。

ラベルの使用

ラベルとは、ページ、リアルタイム文書、ブログ投稿、添付ファイルに追加できるキーワードやタグのことです。 

• 独自のラベルを定義して、コンテンツを分類、識別、またはブックマークするために使用しましょう。たとえば、サイト上にある会計に関連するすべてのコンテンツにラベル「会計」を割り当てると、次のことが可能になります。 

  • 1 つのスペースまたはサイト全体で、そのラベルが付いたすべてのコンテンツを参照する

  • そのラベルを使用してコンテンツのリストを表示します。

  • そのページに基づいて検索する。

• ラベル別コンテンツ マクロによって、ラベルのカテゴリ別に編成されたスペースにコンテンツ テーブルを作成します。

• ラベルの個数に制限はありません。そのため、コンテンツには必要なだけラベルを付けることができます。そのコンテンツは、これらの各カテゴリの下に表示されます。

スペースを整理するにはどうすればよいですか?  

同じスペースで多数のユーザーが作成作業を行う場合は、短時間で面倒なことになる可能性があります。以下を試すことでこれを防ぐことができます。

ガイドライン セットの作成

• コンテンツを追加するフォルダをコラボレーターに知らせれば、紛失や保管ミスを防げます。  

• すべてのコンテンツがきちんと分類されるように、ページ、リアルタイム文書、ブログ投稿、添付ファイルに追加する標準ラベルを決定します。

• スペース概要でこれらのガイドラインについて説明して、各ユーザーが確認できるようにします。

ブループリントを使用する

ブループリントは、書式設定、マクロ、サンプル コンテンツを含むテンプレートです。各スペースに対してブループリントをカスタマイズできます。ブループリントから作成されたすべてのものは、サイドバーで独自のインデックスを持ちます。たとえば、議事録テンプレートを使用した場合、サイドバーで [議事録] を選択して、スペース内のすべての議事録ページの一覧を表示できます。

テンプレートから作成マクロ

テンプレートから作成マクロを使用することで、他の投稿者が作業を簡単に行えるようにできます。テンプレートから作成マクロを使用すると、選択した特定のテンプレートにリンクするボタンをページまたはリアルタイム文書に配置できます。ボタンをクリックするとエディターが開き、選択したテンプレートが適用されます。

独自のテンプレートを作成する

毎回同じ方法で書式設定するコンテンツ向けに、独自のテンプレートを作成します。たとえば、同じ条件を追跡する定期レポートを作成する必要がある場合は、毎回新しいデータのみを入力すれば済むように、見出し、変数日付、テーブル、グラフィック用のスペースのあるテンプレートを作成します。レポート全体を一から作成する必要はありません。

自分のチームが重要事項を常に把握できるようにするにはどうすればよいですか?  

Confluence に多数のコンテンツがある場合、すべてを把握することは困難に思われますが、これらの機能は、関心を持っているすべてのコンテンツを保存して追跡するのに役立ちます。

スター付きスペース

簡単にナビゲートしたいスペースを、スター付きスペースの一覧に追加します。この一覧は、Confluence のナビゲーションやスペース ディレクトリの [スペース] メニューにあります。また、スペース リスト マクロによっても、ページ、リアルタイム文書、またはブログ投稿内でそのスペースを表示できます。

[スター付き] 一覧にスペースを追加するには、そのスペースに移動して [このスペースにスターを追加] をクリックするか、スペース ディレクトリでそのスペースを見つけ、スペース名の横にある星印アイコンをクリックします。

コンテンツにスターを付ける

スペース全体ではなく特定のコンテンツにのみリンクさせる場合、[その他の操作] () を選択し、[スター] を選択します。これらのコンテンツは、Confluence ナビゲーションの [最近] の下および [お気に入り] ページに表示されます。お気に入りページ マクロを使用して、スターを付けたすべてのページのリストを表示できます。

ページ、リアルタイム文書、ブログ、またはスペースをウォッチする

ページ、リアルタイム文書、ブログ、またはスペースに加えたすべての変更を追跡する場合は、それらをウォッチすることもできます。コンテンツをウォッチすると、そのコンテンツに対して加えられたすべての編集、削除、添付ファイルまたはコメントに対してメール通知が送信されます。

• コンテンツをウォッチするには、ウォッチしたいコンテンツに移動して、[その他のアクション (...)] メニューから、[ウォッチ設定] を選択します。そのコンテンツをウォッチするか、子アイテムをウォッチするか、スペース内のすべてのコンテンツをウォッチするかを選択します。

自分のスペースのウォッチャーも管理できます。この機能は、新しいプロジェクトを作成する場合や、そのプロジェクトのチーム メンバーに進捗を常に把握してもらいたい場合などに便利です。そのスペースのコンテンツに移動してから、[ウォッチ] > [ウォッチャーを管理] の順に選択し、[このスペースをウォッチ] で名前を追加/削除します。 

@mentions

別の人物の意見が必要な場合や、誰かにタスクを割り当てたい場合は、@mentionsを使用します。メンションはタグのように機能します。メンションされた人物はただちに通知を受け、そのページやブログへクリックスルーすることができます。タスクの作成時にメンションを使用すると、その人物にタスクが割り当てられ、割り当てられた人物はプロファイルの下からそれらのタスクを見つけることができます。 

誰かに確認、情報の追加、または何かを承認してもらいたい場合、Confluence 内にその作業を置き、タスクとして彼らに割り当てます。Confluence 内で変更やコメントを追加し、完了したらメンションを返して知らせることができます。 

スペース サイドバーを編集

サイドバーに表示するアイテムを決定できます。概要、ブログ、質問やカレンダーなどのアプリでこの操作を実行できます。 

1. Confluence Cloud のスペースに移動します。

2. サイドバーに表示されるスペース名の横で [その他のアクション (•••)] > [スペース設定] の順に選択します。

3. [一般] メニューを開き、[機能] を選択します。

4. サイドバーに表示する内容を選択します。 

スペース ショートカット

ショートカットは有益または重要なページで、スペースのメンバーが頻繁に必要とする可能性があります。これらのショートカットは、スペース管理者が追加します。

スペース管理者は、スペース内のページ、他の関連スペース、または関連する外部 Web コンテンツにリンクしたり、必要に応じてショートカットを並べ替えたりできます。