課題やコメントをメールから作成する

Jira 管理者は、メールを受信して処理するようにクラウド アプリケーションを構成できます。Jira Work Management と Jira Software では、ライセンスを持つユーザーからメールを受信して、自動で課題を作成したりコメントや添付ファイルを追加したりできます。

ヘルプ デスク ソリューションをお探しの場合は、Jira Work Management や Jira Software をセットアップするよりも、Jira Service Management を使用するほうが実用的な場合があります。

Jira Service Management は、ビルトイン プロセッサーによってメールの課題リクエストを受信して処理します。Jira Service Management で作成される課題では、送信者は課題を作成、表示、コメント、添付ファイルを追加、または移行するためのライセンスは不要です。Jira Service Management のメール チャンネルによるメール リクエストの受信に関する詳細についてご覧ください。

Jira Service Management は無料でお試しになれます。 > [サイト管理] > [アプリケーションを発見] の順に選択します。

メールから課題やコメント作成を行う設定をする

クラウド アプリケーションのデフォルトの POP メール サーバーに送信されたメール メッセージから、Jira の課題やコメントを生成できます。メール ハンドラーを設定して、これらのメールの処理方法を制御したり、チームのニーズに応じて別のメール サーバーを追加したりできます。 

メール サーバーを設定するには、[Jira を管理] の [グローバル権限を管理] が必要です。

Gmail または Microsoft のメール アカウントを使用している基本認証またはアプリ パスワードがご利用の受信メール サーバーに設定されている場合は、中断を避けるために OAuth に切り替えることをお勧めします。Google と Microsoft は、基本認証とアプリ パスワードのサポートを段階的に廃止しているためです。

オープン認証 (OAuth) では、パスワードを共有しなくてもメール サービスを Jira Software に接続できるようにすることで、基本認証よりも高いセキュリティを提供します。

Microsoft OAuth

Microsoft Exchange Online を使用してメールから課題とコメントを作成している場合は、Microsoft Exchange Online が今後機能しなくなるため、Microsoft のメール サーバーに OAuth 2.0 を設定する必要があります。組織の構成によっては、Microsoft または Google 管理者の同意が必要になる場合があります。Microsoft 管理者からの同意取得に関する詳細をご確認ください

OAuth 2.0 統合で Microsoft メール サーバーを設定する

Microsoft の受信メール サーバーを追加するには:

  1. () > [システム] を選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。

  3. [受信メール サーバーを追加] を選択します。

  4. メール サーバーに名前と説明を指定します。

  5. [Microsoft でサインイン] を選択します。

  6. Microsoft の資格情報を入力して Microsoft メール サーバーを使用します。

Microsoft メール サーバーの場合、Jira は認証とトークン エンドポイント データを自動入力します。Jira がお客様の情報にアクセスできるようにするには、権限をレビューして確認する必要があります。

基本認証から OAuth 2.0 にメール サーバーをアップグレード

メール サーバーをアップグレードするには:

  1. () > [システム] を選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。

  3. [受信メール サーバーの追加] を選択します。

  4. メール サーバーに名前と説明を指定します。

  5. [Microsoft でサインイン] を選択します。

  6. 追加 を選択します 。

  7. ステップ 1 で設定した Microsoft メール サーバーで受信メール ハンドラーを構成します。すでに構成済みの Microsoft メール サーバーも使用できます。

  8. 基本認証を使用する受信メール サーバーを削除します。

Microsoft OAuth 認証がメール サーバーで正常に動作しない場合でも、構成済みメール サーバーのリストでメール サーバーを確認できます。ただし、このメール サーバーはメール ハンドラーの構成中には表示されません。

Microsoft メール サーバーに対する受信メール ハンドラーの構成時に、基本認証を使用するメール サーバーと同じ名前を使用できます。基本認証を使用するメール サーバーでメール ハンドラーをすでに構成している場合は、そのメール ハンドラーを編集できます。その後、メール ハンドラー構成用に OAuth 2.0 との連携を使用する Microsoft メール サーバーを選択して、構成をアップグレードできます。

Google OAuth

Gmail を使用してメールから課題とコメントを作成していて、Jira で受信メール用のメール サーバーをセットアップする場合は、Gmail のメール サーバーに OAuth 2.0 を設定する必要があります。組織の構成によっては、Google 管理者の同意が必要になる場合があります。Google 管理者からの同意取得に関する詳細をご確認ください

OAuth 2.0 統合で Gmail メール サーバーを設定する

Gmail 受信メール サーバーを追加する方法は次のとおりです。

  1. () > [システム] を選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。

  3. [受信メール サーバーを追加] を選択します。

  4. メール サーバーに名前と説明を指定します。

  5. [Google でサインイン] を選択します。

  6. Gmail の資格情報を入力して Gmail メール サーバーを使用します。

  7. 「Gmail アカウントからメールの読み込み、作成、送信をする」権限をチェックします。

  8. 続行を選択して、Gmail メール サーバーでのログインを完了します。

Gmail メール サーバーの場合、Jira は認証とトークン エンドポイント データを自動入力します。Jira がご自身の情報にアクセスできるようにするには、権限をレビューして確認する必要があります。

基本認証やアプリ パスワードから OAuth 2.0 にメール サーバーをアップグレードする

メール サーバーをアップグレードするには:

  1. [受信メール サーバーの追加] を選択します。

  2. メール サーバーに名前と説明を指定します。

  3. メール サービス プロバイダーとして Gmail を選択します。

  4. [Google でサインイン] を選択します。

  5. Gmail のサインイン資格情報を入力して Gmail メール サーバーを使用します。

  6. 「Gmail アカウントからメールの読み込み、作成、送信をする」権限をチェックします。

  7. 続行を選択して、Gmail メール サーバーでのログインを完了します。

  8. ステップ 1 で設定した Gmail メール サーバーで受信メール ハンドラーを構成します。すでに構成済みの Gmail メール サーバーも使用できます。

  9. 基本認証やアプリ パスワードを使用する受信メール サーバーを削除します。 

注意:

  • Gmail OAuth 認証がメール サーバーで失敗する場合でも、構成済みメール サーバーのリストでメール サーバーを確認できます。ただし、このメール サーバーはメール ハンドラーの構成中には表示されません。

  • Gmail メール サーバーに対する受信メール ハンドラーの構成時に、基本認証を使用するメール サーバーと同じ名前を使用できます。基本認証を使用するメール サーバーでメール ハンドラーをすでに構成している場合は、そのメール ハンドラーを編集できます。その後、メール ハンドラー構成用に OAuth 2.0 統合を使用する Gmail メール サーバーを選択して、構成をアップグレードできます。

  • 受信メール サーバーに処理されたすべてのメールは既読としてマークされ、Gmail の受信トレイから削除されません

カスタム メール サーバーを構成

メールから課題とコメントを生成するには、Jira がアクセスできる POP または IMAP メール サーバーのメール アカウントを作成する必要があります。Jira はメール アカウントから新しいメールを定期的にスキャンして (メール ハンドラー経由で) メールから課題とコメントを作成します。メール ハンドラーの詳細をご確認ください

受信メール サーバーをセットアップするには、次の手順を実行します。

  1. > [システム] の順に選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。

  3. [受信メール サーバーの追加] をクリックします。

  4. メール サーバーに名前と説明を指定して、[追加] をクリックします。

  5. プロトコルを選択して、ホスト名、ポート番号、タイムアウト、ユーザー名、パスワードの各フィールドを入力します。受信メール サーバー フィールドの詳細についてご確認ください。

  6. 追加をクリックします。

受信メール サーバー フィールド

受信メール サーバーを追加するには、次のフィールドを入力する必要があります。

プロトコル

POP/IMAP メール サーバーがスタンドアロン サーバーの場合は、POP または IMAP を選択します。セキュアな POP/IMAP メール サーバーの場合、SECURE_POP または SECURE_IMAP を選択します。

ホスト名

このフィールドを使用して、POP/IMAP メール サーバーのホスト名または IP アドレスを指定します。

ポート番号

既定値を使用するには空白のままにします。

既定は次のとおりです。

POP: 110; SECURE_POP: 995; IMAP: 143; SECURE_IMAP: 993

タイムアウト

タイムアウト時間をミリ秒単位で指定します。空白にすると、既定の値 (10000 ミリ秒) が使用されます。ここで 0 または負の値を指定すると、Jira は POP/IMAP サーバーの応答を無限に待機します。

ユーザ名

POP/IMAP アカウントの認証を行うユーザー名を指定します。

パスワード

POP/IMAP アカウントの認証を行うパスワードを指定します。

既存の受信メール サーバーの編集

既存の受信メール サーバーを変更できます。たとえば、POP または IMAP メール サーバーのパスワードを変更した場合は、メール メッセージから課題やコメントを生成できるよう、Jira でこのフィールドを更新する必要があります。受信メール サーバー フィールドの詳細は、こちらをご覧ください

既存の受信メール サーバーを編集するには、次の手順を実行します。

  1. > [システム] の順に選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。

  3. [受信メール サーバーのセットアップ] で自身のメール サーバーを見つけ、[編集] をクリックします。

  4. 更新したい各フィールドに変更を加え、[保存] をクリックします。

受信メール サーバーを削除

受信メール サーバーが必要なくなった場合、または OAuth 2.0 認証にアップグレードされない場合は削除できます。

受信メール サーバーを削除するには:

  1. > [システム] の順に選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。

  3. 削除するメール サーバーを見つけて、[削除] を選択します。

受信メール サーバーがメール ハンドラーで構成されている場合は、メール サーバーを削除するとメール ハンドラーに予期しない動作が発生する可能性があります。関連するメール サーバーを削除する場合は、メール ハンドラーの再構成または削除が必要になることがあります。

メール ハンドラーの設定

  1. > [システム] の順に選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。 

  3. [受信メール ハンドラーの追加] をクリックします (または、既存のメール ハンドラーの横にある [編集] をクリックします)。

  4. メール ハンドラーの実行内容を説明する名前 (例: "A 社の IMAP メール サーバーから課題やコメントを作成") を入力します。

  5. 既定のサーバーを選択するか、追加のサーバーが設定されている場合はいずれかのサーバーを選択します。  

    IMAP メール サーバーを使用していて、メール ハンドラーに、メール アカウントの受信トレイ以外のフォルダから新しいメッセージをスキャンさせたい場合、そのフォルダの名前をここで指定します。

  6. メール ハンドラーの実行間隔を分単位で指定するか、メール サーバーをスキャンする頻度を指定します。

  7. メール ハンドラーの種類を選択します (既定のメール ハンドラーの詳細については以下をご参照ください)。

  8. [次へ] をクリックし、選択したメール ハンドラーに固有のオプションを記入します。 

  9. [追加] をクリックしてメール ハンドラーを保存します。

Jira でメールを処理するには、sent date が 7 日以内である必要があります。

送信ドメインで SPF (Sending Policy Framework) 認証が設定されている場合は、対象のメールがこの認証に合格していることを確認します。このようなドメインからメールが送信されたが、認証に合格していない場合、そのメールは拒否されます。

新規ユーザーからのメール受信

Jira ユーザー アカウントを持たない人から送信されたメール メッセージを Jira で処理できるようにするには、次の手順を実行します。

  1. メール サーバーに匿名またはダミーのメール アカウントを作成します。

  2. 同様に匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを作成し、そのメール アドレスを先ほど作成したメール アカウントと一致させます。 

  3. メール ハンドラーのオプションを設定する際に、既定の報告者として匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを設定します。

メール ハンドラーの削除

  1. > [システム] の順に選択します。

  2. [メール] > [受信メール] を選択します。 

  3. 該当のメール ハンドラーを見つけて、[削除] をクリックします。

[詳細] > [サービス] からメール ハンドラー サービスを削除する場合、関連付けられたハンドラーも削除される点にご注意ください。 

追加のメール サーバーの設定

別のアカウントを Jira Work Management または Jira Software プロジェクトにリンクする場合は、追加の POP または IMAP メール サーバーをセットアップできます。そのあと、Jira はサービスを使用して、メール アカウントやメール ハンドラーが受信した新しいメール メッセージをスキャンし、課題やコメントを作成します。

メール サーバーでの Jira のメッセージ処理方法

  • Jira は、アカウントの受信トレイで受信したメール メッセージをスキャンします。IMAP サーバーによってスキャンするフォルダーを別に指定できます。

  • Jira が正常にメッセージを処理する場合、Jira はメールアカウントからのメッセージ(POP または IMAP メールサーバー上の)やファイルシステムからのメッセージ(ファイル・システム・メッセージ用)を削除します。

Jira のメール ハンドラー

新しいメール ハンドラーを作成する、または既存のメール ハンドラーを編集する際は、次の各ハンドラーに設定可能なさまざまなオプションをご確認ください。

既定のメール ハンドラー

このメール ハンドラーは、クラウドの既定のメール サーバーを使用して自動的に作成されます。受信メール用に追加のルールを作成する場合は、以下のカスタマイズ可能なハンドラーのどれかを使用することをおすすめします。

既定のメール ハンドラーのオプション

オプション

詳細

ハンドラー パラメーター

このハンドラーの既定のパラメーターは次のとおりです。

1 createusers=false,senderEmail=no-reply@<URL>.atlassian.net,stripquotes=true,bulk=ignore

メール転送

メール ハンドラーでメール処理の問題が発生した場合、指定されたメール アドレスにステータス メッセージを転送できます。

カスタム メール ハンドラー

新規課題の作成または既存の課題にコメントの追加

このハンドラーは、新規の課題を作成したり、既存の課題にコメントを追加したりします。件名に課題キーが含まれている場合、メッセージはその課題にコメントとして追加されます。課題キーが見つからない場合は、新しい課題が既定のプロジェクトに作成されます。

引用符なしのメール本文からコメントを追加する

このハンドラーは、メール メッセージの "非引用" 行を使用してコメントを作成し、"|" または ">" で始まる行をすべて削除します。コメントは、メールの件名で見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの From フィールドから取得されます。

メール本文全体でコメントを追加する

このハンドラーは、受信したメール メッセージの本文全体をもとにコメントを作成します。コメントは、メールの件名で見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの From フィールドから取得されます。

各メールのメッセージから新規課題の作成

このハンドラーは、受信メッセージごとに新しい課題を作成します。

メール本文の指定したマーカーまたはセパレーターの前にコメントを追加する

このハンドラーはメール メッセージの本文からコメントを作成しますが、指定の正規表現 (regex) に一致するマーカーまたはセパレーター以降の本文をすべてフィルタリングできます。コメントは、メールの件名で見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの From フィールドから取得されます。

Lotus Notes や Outlook などのメール システムを使用している場合、これらのメール システムでは主要なコンテンツと他のコンテンツ (例:返信または転送されたコンテンツ) を "---- Original Message ----" or "Extranet\n email.address/DOM/REG/CONT/CORP@CORPMAIL" などの予測可能なテキスト文字列で分割するため、この機能が役立ちます。このハンドラーを使用する場合は、次の動作に注意してください。

  • (メール ハンドラーで指定された) regex パターンが見つかった場合、メール メッセージ本文の、最初に一致した regex パターンの前のテキストがコメントに使用され、本文の残りの部分は破棄されます。

  • (メール ハンドラーで指定された) regex パターンが見つからない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

  • regex パターンがメール ハンドラーで指定されていない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

  • メール ハンドラーに指定された regex 表現に誤りがある場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

カスタム メール ハンドラーのオプション

オプション

詳細

スプリット正規表現

メール メッセージのメール本文の内容を本文の他の (返信または転送された) 内容から分割する文字列に一致する正規表現を指定します。

  • regex は、区切り文字、通常は "/" で始まり、終わる必要があります。

  • メール ハンドラーが Jira サービスに統合されていて、エスケープ構文が存在しない場合、各メール ハンドラーのフィールド/オプションを分割するのにカンマが使用されるため、正規表現にカンマを使用することは許可されません。

例:

1 /----\s*Original Message\s*----/

または

1 /_____________*/

Project

このハンドラーでの新しい課題の作成先になる既定のプロジェクトのプロジェクト キーを指定しますプロジェクト キーは課題キーの前に表示されます (例:JRA-122)。このフィールドは課題の作成にのみ関連し、課題へのコメントには関係しません。

課題タイプ

新しい課題の既定の課題タイプを選択します。

引用を取り除く

引用されたテキストをメール メッセージの本文から削除 (例: メールの過去の返信) し、引用部分が課題のコメントに表示されないようにします。

メール アドレスのキャッチ

特定の受信者が To、CC、または BCC 行に含まれている場合にのみ、メールを処理します (例:issues@mycompany.com)。同じメール アカウントに複数のエイリアスがあり、1 つのエイリアスからのみメールを受信したい場合、このオプションを使用します。

メール ハンドラごとに 1 つのキャッチ メール アドレスと 1 つの課題のみを指定できます。キャッチ メールよりも既定の報告者オプションがより一般的に使用されます。

一括

このオプションは通常、自動サービスによって送信される一括メールにのみ影響します。このようなメールのヘッダーには、"bulk" に設定された Precedence フィールドか、"no" に設定された Auto-Submitted フィールドがあります。一括メールはいくつかの方法で取り扱うことができます。

  • メールを無視して何も行わない

  • 指定された転送メール アドレスにメールを送信する (Jira アプリケーションと他の自動サービスとの間のメール ループを防止するために推奨)

  • メールを完全に削除する

  • メールを許可して処理する

メール転送

メール ハンドラーでメール処理の問題が発生した場合、指定されたメール アドレスにステータス メッセージを転送できます。

既定の報告者

送信者のメール アドレスが既存のユーザーのアドレスと一致しない場合に既定の報告者として使用するユーザー名を指定します。

既定の報告者に、選択済みのプロジェクトでの課題の作成プロジェクト権限、およびメール ハンドラーでのコメントの追加先となる他の関連プロジェクトでのコメントの追加プロジェクト権限があることを確認します。

既定の報告者を使用して課題が作成される場合、課題の説明フィールドの最後に表示されるメッセージに、元の送信者のアドレスが表示されます。

CC 担当者

最初に CC されたメール アドレスに課題を自動的に割り当てます。

CC ウォッチャー

JIRA ユーザーを作成された課題のウォッチャーとして自動的に追加し、最新情報を通知します。

課題とコメントの作成

次の図は、Jira がそれぞれの受信メール メッセージを処理し、その内容を使用して新しい課題または既存の課題へのコメントを作成する流れを示しています。

Jira による各受信メール メッセージの処理
  • Jira で添付ファイルが有効である場合 (初期設定では有効)、メールのすべての添付ファイルは課題の添付ファイルとなります。

  • メールのメッセージ データと添付ファイルの上限は 25MB です。

  • 各種オペレーティング システムとの互換性を確保するため、添付ファイルのファイル名に使用された次の文字はアンダースコアに置き換えられます: \、/、 "、%、:、$、?、*、<、|、>。

  • 受信メールが高い優先度に設定されている場合、対応する課題は Jira システムで設定されている既定の優先度よりも高い優先度で作成されます。

処理を行う前のヒント

Jira アプリケーションにリンクする追加のメール サーバーの場合、次のヒントを処理前に確認することをおすすめします。 

  • Jira のメール ハンドラーは正常に処理されたメール メッセージをメール サーバーから削除するため、メールをバックアップ フォルダに送信し、Jira が処理したメールの記録を保持するようにします。 

  • メール フォルダに Jira メール通知への返信が含まれる場合、自動返信やバウンス メールをフィルタリングするルールをセットアップします。これを行わない場合、"オフィス不在" 通知などの自動応答システムと Jira との間のメール ループが発生する可能性が高くなります。Jira は送信メールに Precedence:bulk ヘッダー (無効化した場合を除く) と Auto-Submitted ヘッダーを設定しますが、一部の自動応答システムはこれを無視します。次のルール (procmail 形式) は、ほとんどの自動返信を検出します。

    1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 ^From:.*mailer-daemon@ ^Auto-Submitted:.auto- ^Content-Type:\ multipart/report;\ report-type=delivery-status ^Subject:\ Delivery\ Status\ Notification ^Subject:\ Undeliverable ^Subject: Returned Mail: ^From:\ System\ Administrator ^Precedence:\ auto_reply ^Subject:.*autoreply ^Subject:.*Account\ signup

    これらのルールを使用しても、通常のメールと区別するためのヘッダー設定を行っていない自動応答を受け取る場合があります。このような事例では、その送信者を除外するようにフィルターを手動で更新する必要があります。

  • 大容量の添付ファイル付きのメールをキャッチするフィルターを設定します。Jira は標準の JavaMail ライブラリを使用してメールを解析していて、大容量の添付ファイルがあると、すぐにメモリ不足となります (たとえば、ヒープ サイズ 512 MB ヒープで 50 MB を超える場合)。未処理のメールは削除されないため、メール サービスを実行するたびにそのメールが再処理されます (OutOfMemoryError を発生させるもう一つの原因となります)。メール サーバーが大容量の添付ファイルをそのまま Jira に引渡すことはないと確信できない場合は、フィルターを設定して、Jira が大容量の添付ファイル受け取らないようにするのが一番です。

  • Jira がスパムを処理して課題を作成することがないように、スパムをフィルタリングするルールをセットアップします。

高度なメール ループ検出

Jira はメールを処理する際、個々の送信者から受け取ったメッセージの追跡も行います。 

特定のメール アドレスから Jira に、大量のメールが短期間に送信されることがあります。この場合、設定によっては、Jira の高度なメール ループ検出ツールが特定のメール アドレスからのメールをブロックすることがあります。

 高度なメール ループ検出の設定方法

  1. > [システム] の順に選択します。

  2. [メール] セクションで、[受信メール] をクリックします。

  3. [詳細設定] セクションで、必要に応じて次のいずれかの操作を行います。

    • メッセージのしきい値を増やし、簡単にトリガーされないようにします (推奨)。

    • しきい値を 0 に設定して完全に無効化します (インスタンスでメール ループが発生する可能性があるため、推奨されません)。

    • 信頼されるドメインを許可リストに追加して、メール ループ検出機能による影響を防ぎます (信頼されているドメインであってもメール ループが発生する可能性があるため、推奨されません)。

次の点に注意してください。

  • メッセージしきい値を構成できます。しきい値に到達すると、Jira はそれらのメッセージを一括で処理します。

  • メール ループは一般的に不在通知によって発生するため、信頼されているドメインでもメール ループが発生することがあります。

トラブルシューティング

  • 既定の報告者が課題の作成権限を持っていることをご確認ください。

  • メッセージの sent date が 7 日以内であることを確認します。送信日が 7 日より前のメールは処理されません。

  • Jira では、HTML/リッチ テキスト形式は正しく処理されない場合があります。メールのコメント ハンドラーは、プレーン テキストの変換を行うように設計されています。

新しいメール ハンドラーを作成したり、既存のメール ハンドラーを編集したときには、設定をテストし、すべてが期待どおりに動作することを確認することをおすすめします。

その他のヘルプ