Create work items and comments from email

Jira admins can configure their cloud apps to receive and process emails. Jira can receive emails from licensed users to create work items or add comments and attachments automatically.

Configuring work items or comment creation from email

Work items and comments in Jira can be generated from email messages sent to your cloud application's default POP mail server. You can configure mail handlers to control how these emails are handled, or add another mail server depending on the needs of your team. 

Microsoft OAuth

If you’re using Microsoft Exchange Online to create work items and comments from your email, then you need to configure OAuth 2.0 for your Microsoft Email server since Microsoft Exchange Online won’t work anymore. Depending on how your organization is configured, you may require consent from your Microsoft or Google admin. Learn more about getting consent from your Microsoft admin.

OAuth 2.0 統合で Microsoft メール サーバーを設定する

Microsoft の受信メール サーバーを追加するには:

1. [設定] () > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] を選択します。

3. [受信メール サーバーを追加] を選択します。

4. メール サーバーに名前と説明を指定します。

5. [Microsoft でサインイン] を選択します。

6. Microsoft の資格情報を入力して Microsoft メール サーバーを使用します。

Microsoft メール サーバーの場合、Jira は認証とトークン エンドポイント データを自動入力します。Jira がお客様の情報にアクセスできるようにするには、権限をレビューして確認する必要があります。

基本認証から OAuth 2.0 にメール サーバーをアップグレード

メール サーバーをアップグレードするには:

1. [設定] () > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] を選択します。

3. [受信メール サーバーの追加] を選択します。

4. メール サーバーに名前と説明を指定します。

5. [Microsoft でサインイン] を選択します。

6. 追加 を選択します 。

7. ステップ 1 で設定した Microsoft メール サーバーで受信メール ハンドラーを構成します。すでに構成済みの Microsoft メール サーバーも使用できます。

8. 基本認証を使用する受信メール サーバーを削除します。

Google OAuth

If you are using Gmail to create work items and comments from your email and would like to set up a mail server for your incoming emails on Jira, then you need to configure OAuth 2.0 for your Gmail email server. Depending on how your organization is configured, you may require consent from your Google admin. Learn more about getting consent from your Google admin.

OAuth 2.0 統合で Gmail メール サーバーを設定する

Gmail 受信メール サーバーを追加する方法は次のとおりです。

1. [設定] () > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] を選択します。

3. [受信メール サーバーを追加] を選択します。

4. メール サーバーに名前と説明を指定します。

5. [Google でサインイン] を選択します。

6. Gmail の資格情報を入力して Gmail メール サーバーを使用します。

7. 「Gmail アカウントからメールの読み込み、作成、送信をする」権限をチェックします。

8. 続行を選択して、Gmail メール サーバーでのログインを完了します。

基本認証やアプリ パスワードから OAuth 2.0 にメール サーバーをアップグレードする

メール サーバーをアップグレードするには:

1. [受信メール サーバーの追加] を選択します。

2. メール サーバーに名前と説明を指定します。

3. メール サービス プロバイダーとして Gmail を選択します。

4. [Google でサインイン] を選択します。

5. Gmail のサインイン資格情報を入力して Gmail メール サーバーを使用します。

6. 「Gmail アカウントからメールの読み込み、作成、送信をする」権限をチェックします。

7. 続行を選択して、Gmail メール サーバーでのログインを完了します。

8. ステップ 1 で設定した Gmail メール サーバーで受信メール ハンドラーを構成します。すでに構成済みの Gmail メール サーバーも使用できます。

9. 基本認証やアプリ パスワードを使用する受信メール サーバーを削除します。 

カスタム メール サーバーを構成

To generate work items and comments from emails, you’ll have to create a mail account for a POP or IMAP mail server that Jira can access. Jira periodically scans your new emails from your mail account, and it then creates work items and comments from your mails (via mail handlers). Learn more about mail handlers.

受信メール サーバーをセットアップするには、次の手順を実行します。

1. > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] を選択します。

3. [受信メール サーバーの追加] をクリックします。

4. メール サーバーに名前と説明を指定して、[追加] をクリックします。

5. プロトコルを選択して、ホスト名、ポート番号、タイムアウト、ユーザー名、パスワード フィールドを入力します。受信メール サーバー フィールドの詳細をご確認ください。

6. 追加をクリックします。

受信メール サーバー フィールド

受信メール サーバーを追加するには、次のフィールドを入力する必要があります。

既存の受信メール サーバーの編集

You can make changes to your existing incoming mail server. For example, if you’ve changed the password for your POP or IMAP mail server, then you’ll have to update this field in Jira so that work items and comments can be generated from your email messages. Learn more about incoming mail server fields.

既存の受信メール サーバーを編集するには、次の手順を実行します。

1. > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] を選択します。

3. [受信メール サーバーのセットアップ] で自身のメール サーバーを見つけ、[編集] をクリックします。

4. 更新したい各フィールドに変更を加え、[保存] をクリックします。

受信メール サーバーを削除

受信メール サーバーが必要なくなった場合、または OAuth 2.0 認証にアップグレードされない場合は削除できます。

受信メール サーバーを削除するには:

1. > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] を選択します。

3. 削除するメール サーバーを見つけて、[削除] を選択します。

メール ハンドラーの設定

1. > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] の順に選択します。 

3. [受信メール ハンドラーの追加] をクリックします (または、既存のメール ハンドラーの横にある [編集] をクリックします)。

4. Enter a name that describes what your mail handler will do (e.g. "Create work items or comments from Company A's IMAP mail server")

5. 既定のサーバーを選択するか、追加のサーバーが設定されている場合はいずれかのサーバーを選択します。  

   IMAP メール サーバーを使用していて、メール ハンドラーに、メール アカウントの受信トレイ以外のフォルダから新しいメッセージをスキャンさせたい場合、そのフォルダの名前をここで指定します。

6. メール ハンドラーの実行間隔を分単位で指定するか、メール サーバーをスキャンする頻度を指定します。

7. メール ハンドラーの種類を選択します (既定のメール ハンドラーの詳細については以下をご参照ください)。

8. [次へ] をクリックし、選択したメール ハンドラーに固有のオプションを記入します。 

9. [追加] をクリックしてメール ハンドラーを保存します。

新規ユーザーからのメール受信

Jira ユーザー アカウントを持たない人から送信されたメール メッセージを Jira で処理できるようにするには、次の手順を実行します。

1. メール サーバーに匿名またはダミーのメール アカウントを作成します。

2. 同様に匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを作成し、そのメール アドレスを先ほど作成したメール アカウントと一致させます。 

3. メール ハンドラーのオプションを設定する際に、既定の報告者として匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを設定します。

メール ハンドラーの削除

1. > [システム] の順に選択します。

2. [メール] > [受信メール] の順に選択します。 

3. 該当のメール ハンドラーを見つけて、[削除] をクリックします。

[詳細] > [サービス] からメール ハンドラー サービスを削除する場合、関連付けられたハンドラーも削除される点にご注意ください。 

追加のメール サーバーの設定

You can set up additional POP or IMAP mail servers if you want to link an another account to a Jira project. Jira will then use a service to scan for new email messages received by your mail account and a mail handler to create work items or comments.

メール サーバーでの Jira のメッセージ処理方法

• Jira は、アカウントの受信トレイで受信したメール メッセージをスキャンします。IMAP サーバーによってスキャンするフォルダーを別に指定できます。

• Jira が正常にメッセージを処理する場合、Jira はメールアカウントからのメッセージ（POP または IMAP メールサーバー上の）やファイルシステムからのメッセージ（ファイル・システム・メッセージ用）を削除します。

Jira のメール ハンドラー

新しいメール ハンドラーを作成する、または既存のメール ハンドラーを編集する際は、次の各ハンドラーに設定可能なさまざまなオプションをご確認ください。

既定のメール ハンドラー

このメール ハンドラーは、クラウドの既定のメール サーバーを使用して自動的に作成されます。受信メール用に追加のルールを作成する場合は、以下のカスタマイズ可能なハンドラーのどれかを使用することをおすすめします。

既定のメール ハンドラーのオプション

カスタム メール ハンドラー

Create a new work item or add a comment to an existing work item

This handler creates a new work item or adds a comment to an existing work item. If the subject contains a work item key, the message is added as a comment to that work item. If no key is found, a new work item is created in the default project.

引用符なしのメール本文からコメントを追加する

This handler creates a comment with the "non quoted" lines of the email message, removing any line that starts with ">" or "|". The comment will be added to the first work item key found in the email subject. The comment author will be pulled from the email From field.

メール本文全体でコメントを追加する

This handler creates a comment based on the entire body of the email message received. The comment will be added to the first work item key found in the email subject. The comment author will be pulled from the email From field.

Create a new work item from each email message

This handler creates a new work item for each incoming message.

メール本文の指定したマーカーまたはセパレーターの前にコメントを追加する

This handler creates a comment from the body of an email message, but lets you filter any part of the body past a marker or separator that matches a specified regular expression (regex). The comment will be added to the first work item key found in the email subject. The comment author will be pulled from the email From field.

Lotus Notes や Outlook などのメール システムを使用している場合、これらのメール システムでは主要なコンテンツと他のコンテンツ (例:返信または転送されたコンテンツ) を "---- Original Message ----" or "Extranet\n email.address/DOM/REG/CONT/CORP@CORPMAIL" などの予測可能なテキスト文字列で分割するため、この機能が役立ちます。このハンドラーを使用する場合は、次の動作に注意してください。

• (メール ハンドラーで指定された) regex パターンが見つかった場合、メール メッセージ本文の、最初に一致した regex パターンの前のテキストがコメントに使用され、本文の残りの部分は破棄されます。

• (メール ハンドラーで指定された) regex パターンが見つからない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

• regex パターンがメール ハンドラーで指定されていない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

• メール ハンドラーに指定された regex 表現に誤りがある場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

カスタム メール ハンドラーのオプション

Work item and comment creation

The following diagram shows how Jira processes each incoming email message and determines how its content becomes a new work item or a comment on an existing work item:

処理を行う前のヒント

Jira アプリケーションにリンクする追加のメール サーバーの場合、次のヒントを処理前に確認することをおすすめします。 

• Jira のメール ハンドラーは正常に処理されたメール メッセージをメール サーバーから削除するため、メールをバックアップ フォルダに送信し、Jira が処理したメールの記録を保持するようにします。 

• メール フォルダに Jira メール通知への返信が含まれる場合、自動返信やバウンス メールをフィルタリングするルールをセットアップします。これを行わない場合、"オフィス不在" 通知などの自動応答システムと Jira との間のメール ループが発生する可能性が高くなります。Jira は送信メールに Precedence:bulk ヘッダー (無効化した場合を除く) と Auto-Submitted ヘッダーを設定しますが、一部の自動応答システムはこれを無視します。次のルール (procmail 形式) は、ほとんどの自動返信を検出します。

  ^From:.*mailer-daemon@ ^Auto-Submitted:.auto- ^Content-Type:\ multipart/report;\ report-type=delivery-status ^Subject:\ Delivery\ Status\ Notification ^Subject:\ Undeliverable ^Subject: Returned Mail: ^From:\ System\ Administrator ^Precedence:\ auto_reply ^Subject:.*autoreply ^Subject:.*Account\ signup

  これらのルールを使用しても、通常のメールと区別するためのヘッダー設定を行っていない自動応答を受け取る場合があります。このような事例では、その送信者を除外するようにフィルターを手動で更新する必要があります。

• 大容量の添付ファイル付きのメールをキャッチするフィルターを設定します。Jira は標準の JavaMail ライブラリを使用してメールを解析していて、大容量の添付ファイルがあると、すぐにメモリ不足となります (たとえば、ヒープ サイズ 512 MB ヒープで 50 MB を超える場合)。未処理のメールは削除されないため、メール サービスを実行するたびにそのメールが再処理されます (OutOfMemoryError を発生させるもう一つの原因となります)。メール サーバーが大容量の添付ファイルをそのまま Jira に引渡すことはないと確信できない場合は、フィルターを設定して、Jira が大容量の添付ファイル受け取らないようにするのが一番です。

• Set up spam filtering rules, so Jira does not have to process (and possibly create work items from) spam.

高度なメール ループ検出

Jira はメールを処理する際、個々の送信者から受け取ったメッセージの追跡も行います。 

特定のメール アドレスから Jira に、大量のメールが短期間に送信されることがあります。この場合、設定によっては、Jira の高度なメール ループ検出ツールが特定のメール アドレスからのメールをブロックすることがあります。

 高度なメール ループ検出の設定方法

1. > [システム] の順に選択します。

2. [メール] セクションで、[受信メール] をクリックします。

3. [詳細設定] セクションで、必要に応じて次のいずれかの操作を行います。

   • メッセージのしきい値を増やし、簡単にトリガーされないようにします (推奨)。

   • しきい値を 0 に設定して完全に無効化します (インスタンスでメール ループが発生する可能性があるため、推奨されません)。

   • 信頼されるドメインを許可リストに追加して、メール ループ検出機能による影響を防ぎます (信頼されているドメインであってもメール ループが発生する可能性があるため、推奨されません)。

次の点に注意してください。

• メッセージしきい値を構成できます。しきい値に到達すると、Jira はそれらのメッセージを一括で処理します。

• メール ループは一般的に不在通知によって発生するため、信頼されているドメインでもメール ループが発生することがあります。

トラブルシューティング

• Make sure the default reporter has the permission to create work items.

• メッセージの sent date が 7 日以内であることを確認します。送信日が 7 日より前のメールは処理されません。

• Jira では、HTML/リッチ テキスト形式は正しく処理されない場合があります。メールのコメント ハンドラーは、プレーン テキストの変換を行うように設計されています。

• Make sure to add a subject to the email. The subject will fill the summary field of the work item. The email will not be processed if the subject in the email is not filled.

• すべての Jira サイトには、独自の事前設定済みの既定のメール サーバーが付属します。また、独自のメール サーバーをサイト用に設定することもできます。

新しいメール ハンドラーを作成したり、既存のメール ハンドラーを編集したときには、設定をテストし、すべてが期待どおりに動作することを確認することをおすすめします。