自動化の作成と管理

自動化の作成

自動化を作成する方法には次の 2 つがあります。 

• 自動化ディレクトリの自動化ビルダーから、すべての自動化を作成して管理できます。自動化ビルダーを開くには、Trello ボード上部の [自動化] ボタンを選択して、自動化ディレクトリの [ルール]、[カード ボタン]、[ボード ボタン]、[Scheduled automation (スケジュールされた自動化)]、[期限の自動化] のいずれかの自動化タブを開き、自動化リストの右上隅にある [作成] を選択します。

• ルール、カード ボタン、スケジュールされた自動化を、Trello ボードから直接作成できます。ボード上ですべての自動化と自動化アクションを利用できるわけではありません。より複雑なワークフローを作成して利用可能なすべてのアクションを表示する場合は、自動化ビルダーにアクセスします。 

自動化をゼロから作成できます。また、自動化のヒント (ボード上で最も頻繁に実行されているアクションに基づいて提案されるカードとボードの各ボタン) を使用できます。自動化では、ボードのアクション履歴を分析することでヒントが作成されます。たとえば、新しいカードを定期的に作成している場合、新しいカードを作成するボード ボタンの追加が自動化から提案されます。 

自動化を作成すると、その自動化は、それぞれの自動化タブにある自動化リストの一番下に表示されます。 

ルール

ルールは、Trello で発生する変更 (ルールのトリガー) に応じてボードのアクションを自動で実行します (例: when a card in list "In progress" is moved into list "Done", archive the card)。

ルールを作成するには、自動化のトリガーとアクションを設定する必要があります。作成されたルールを表示するには、自動化ディレクトリに移動して [ルール] タブを開きます。 

ルールをボードから作成する

ボードで、[カードがリストに追加されたとき] リスト ルール テンプレートによってリストのルールを作成できます。ルールを作成するには、次の手順に従います。

1. Trello ボードで、特定のリストに移動してリスト メニューを開きます。

2. [自動化] セクションで、[カードがリストに追加されたとき] を選択します。

3. 必要に応じて、自動化のトリガーをカスタマイズしてアクションを追加します。

4. [新しいルールを追加] を選択して自動化を保存します。[ルールを表示] ボタンを確認ウィンドウで選択すると、作成したルールをすぐに表示できます。 

自動化ディレクトリでルールを作成する

1. ボード上部またはボード メニューの [自動化] ボタンを選択して、自動化ディレクトリを開きます。

2. [ルール] タブに移動して [新しいルールを作成] > [トリガーを追加] の順に選択します。

3. 自動化のトリガーとアクションをカスタマイズします。また、[詳細] トグルをオンにしてトリガーにフィルターを追加できます (詳細は「詳細なフィルターを自動化トリガーに追加する」をご参照ください)。

4. 作成されたルールを保存します。

失敗したルール

なんらかの理由でルールが実行されなかった場合は、同じ問題をルールの [自動化ログ] でも確認できます。また、ルールの作成者にもメールが送信されます。

カード ボタン

カードの裏面からアクセスできるカード ボタンは、ラベルをカードに追加やカードに加入など、一連のカードレベル アクションを作成できます。カード ボタンの自動化を作成して、カードの期限を 1 週間後に設定するなどの基本的なタスクを実行できます。また、複数のアクションを順番に実行する堅牢なワークフローを開発できます。これらすべては 1 クリックで実行できます。また、リストの絞り込みなど、ボードレベルのプロセスを自動化できるカード ボタン アクションがあります。 

カード ボタンはボタンをクリックした際にトリガーされます。ボード上にある任意のカードのボタンを表示できます。カード ボタンを選択すると、その特定のカードでのみアクションが実行されます。

自動化を作成するには、アクションを設定する必要があります。作成した自動化を表示するには、自動化ディレクトリに移動して [カード ボタン] タブを開きます。 

カード ボタンをカード裏面で作成する 

カード裏面では、カード ボタンで使用されるもっとも一般的なアクションを表すいくつかのテンプレートからカード ボタンを作成できます。カード ボタンをテンプレートから作成するには、次の手順に従います。

1. カードを開いて [自動化] セクションに移動し、[Add button (ボタンを追加)] を選択します。それぞれの自動化に対して、カード ボタンをクリックした際に自動化が実行するアクションを次の中から選択できます。

   • カードを移動する (特定のリストの上部/下部)

   • カードをコピー (リストの上部/下部)

   • ラベルを追加 (カスタム ラベルを追加)

   • カードに加入 (自分自身をカードに割り当て)

   • 期限をマーク (完了/未完了)

   • 期限を設定 (カスタム期限を設定)

   • 削除 (ラベル、すべてのラベル、期限、メンバー、スタンプ、カバー)

   • リストを並べ替え (古さ、期限、ラベル、リストの経過時間、タイトル、投票数の昇順/降順)

2. ボタンに名前を付けて、必要に応じてアイコンを追加します。 

3. 作成した自動化を保存します。 

カード ボタンをカード裏面で削除する 

カードの裏面では、クイック編集 (鉛筆) アイコンを使用してカード ボタンを削除できます。重要な注意: これによって、ボタンが有効になっているすべてのボードからボタンが完全に削除されます。ボタンをすべてのボードから完全に削除する場合にのみ実行してください。また、自動化ディレクトリでは、ボタンを削除せずに、ボードからカード ボタンを無効にできます。

カード ボタンをカード裏面から完全に削除するには、次の手順に従います。

1. カードを開いて [自動化] セクションに移動し、削除するボタンの横にある鉛筆アイコンをクリックします。元に戻せないので、正しいボタンを削除していることを再確認してください。

2. [削除] オプションを選択します。

3. これで、ボタンが有効になっていたすべてのボードからボタンが削除されます。

カード ボタンを自動化ディレクトリで作成する 

1. ボード上部またはボード メニューの [自動化] ボタンを選択して、自動化ディレクトリを開きます。

2. [カード ボタン] タブに移動して [ボタンを作成] > [アクションを追加] の順に選択します。

3. 自動化のアクションをカスタマイズします。

4. ボタンに名前を付けて、必要に応じてアイコンを追加します。

5. 作成した自動化を保存します。

カード ボタンを自動化ディレクトリで削除する 

カード ボタンを削除すると、それが有効になっているすべてのボードから完全に削除されます。カード ボタンを削除しない場合は、自動化ディレクトリを使用して、ボードからボタンを無効にします。

カード ボタンを自動化ディレクトリから完全に削除する方法は次のとおりです。

1. ボード上部またはボード メニューの [自動化] ボタンを選択して、自動化ディレクトリを開きます。

2. [カード ボタン] タブに移動します。

3. 削除するボタンを見つけて、ゴミ箱アイコンをクリックします。

4. プロンプトを読んでカード ボタンを完全に削除するかどうかをご確認のうえ、赤い [削除] オプションをクリックします。

カード ボタンを完全に削除する代わりにボードから削除する場合は、自動化ディレクトリの [Enabled on this board (このボードで有効)] の横にあるボックスのチェックを外します。

ボード ボタン

Trello ボード上部のボード ボタンによって、リストの並べ替え、カードの移動、レポートの作成など、一連のボードレベルのアクションを実行できます。 

ボード ボタンは、ボタンをクリックするとトリガーされます。カード ボタンの自動化と同様に機能しますが、一連のアクションが異なります。 

自動化を作成するには、アクションを指定する必要があります。作成した自動化を表示するには、自動化ディレクトリに移動して [ボード ボタン] タブを開きます。 

ボード ボタンを自動化ディレクトリで作成する

1. Trello ボード上部またはボード メニューの [自動化] ボタンを選択します。

2. [ボード ボタン] タブに移動して [ボタンを作成] > [アクションを追加] の順に選択します。

3. 自動化のアクションをカスタマイズします。

4. ボタンに名前を付けて、必要に応じてアイコンを追加します。

5. 作成した自動化を保存します。

スケジュールされた自動化

スケジュールされた自動化は、毎日の特定の時間、または毎週の特定の曜日といった指定されたトリガーでアクションを実行します。スケジュールされた自動化にはボード ボタンと同じ一連のアクションが用意されていますが、ユーザーに代わって自動で実行されます。

スケジュールされた自動化を作成するには、トリガーとアクションを指定する必要があります。作成された自動化を表示するには、自動化ディレクトリに移動して [Scheduled (スケジュール済み)] タブを開きます。 

ボードからスケジュールされた自動化を作成する 

利用可能なリストの並べ替えテンプレートを使用して、スケジュールされた自動化をボードからリストに直接追加できます。 

スケジュールされた自動化を作成するには、次の手順に従います。

1. Trello ボードで、特定のリストに移動してリスト メニューを開きます。

2. [自動化] セクションで、次のいずれかのテンプレートを選択します。

   • Every day, sort list by (毎日、リストを並べ替える)

   • Every Monday, sort list by (毎週月曜日、リストを並べ替える)

3. 自動化の時間とアクションをカスタマイズします。

4. [新しいルールを追加] を選択して自動化を保存します。[ルールを表示] ボタンを確認ウィンドウで選択すると、作成したルールをすぐに表示できます。 

自動化ディレクトリでスケジュールされた自動化を作成する 

1. Trello ボード上部またはボード メニューの [自動化] ボタンを選択する

2. [Scheduled (スケジュール済み)] タブに移動し、[自動化を作成] > [トリガーを追加] を選択します

3. 自動化のトリガー/スケジュールを構成します。 

4. 作成した自動化を保存します。

スケジュールされたコマンドの複数日選択

自分のスケジュールに合わせて実行される、スケジュールされた自動化を作成しましょう。1 週につき複数の日を選択できます。これで、スケジュールされた自動化を毎日、平日、または毎週月曜日/水曜日/金曜日などの特定の日に実行できるようになります。

スケジュールされた繰り返しカード

トリガーを設定したら、「カードを見つけてコピーする」アクションと組み合わせることで、スケジュールされた繰り返しカードを作成できます。繰り返しカードとは、同じボード上にある元のカードのコピーです。

期限の自動化

期限の自動化では、ボード上のカードにある期限に応じて、アクションをトリガーします。カードの期限が自動化のトリガーと一致すると、カードで期限の自動化がトリガーされます。この自動化にはカード ボタンと同じ一連のアクションが用意されていますが、ユーザーに代わって自動で実行されます。 

自動化を作成するには、期限トリガー (期限トリガーは遡って適用されません) とアクションを選択する必要があります。作成された自動化を表示するには、自動化ディレクトリに移動して [期限] タブを開きます。 

期限の自動化を自動化ディレクトリで作成する 

1. Trello ボード上部またはボード メニューの [自動化] ボタンを選択します。

2. [期限] タブに移動して [自動化を作成] > [トリガーを追加] の順に選択します。

3. 自動化のトリガーとアクションをカスタマイズします。また、[詳細] トグルをオンにしてトリガーにフィルターを追加できます (詳細は「詳細なフィルターを自動化トリガーに追加する」をご参照ください)。 

4. 作成した自動化を保存します。

自動化の管理

自動化では、次のアクションを自動化に対して実行できます。

• 自動化タグを追加: タグを自動化に適用して自動化ライブラリを作成します。

• 自動化を編集: 自動化で、アクションを追加または変更するか、トリガーを変更します。

• 自動化をコピー: 自動化を複製し、コピーしたトリガーまたはアクションを再利用して新しい自動化を作成します。

• 自動化アクティビティを検査: 特定の自動化の自動化ログを表示します。

• 自動化を削除: 自動化を削除します。

スケジュールされた自動化には、[今すぐ実行] オプションもあります。このオプションを使用すると、ボード上のスケジュールされた自動化を即座に実行できます。 

詳細なフィルターを自動化トリガーに追加する

フィルターを自動化トリガーに追加して、より精巧なワークフローを作成できます。自動化によって、ルールと期限の自動化にフィルターを追加できます。新しい自動化の作成時は、フィルターをトリガーに適用できます。トリガーの設定時に [詳細] トグルをオンにするだけです。

詳細はこのビデオをご視聴ください。

また、自動化のトリガーに関連するカードにフィルターを追加できます。たとえば、ルール when a card is added to the board (カードがボードに追加されたとき) に関連するカードは、ボードに追加されたカードです。期限の場合、関連するカードは期限を迎えたカードです。 

フィルターを既存の自動化に追加するには、最初にトリガーを削除してからフィルターを持つトリガーを再び作成する必要があります。 

自動化ボタンの共有

自動化ボタンは自分にのみ表示できます。また、自分のボードまたはワークスペースに属する他のユーザーと共有できます。次のオプションをそれぞれのボタン タブで有効または無効にすることで、自動化の公開範囲を設定できます。

• すべての自動化に選択可能:

  • Enabled on this board (このボードで有効): 自動化を利用可能にするか、ボード上で自分だけに自動で実行します。初期設定では、このオプションは自動化の作成後に有効になります。

• カード ボタンとボード ボタンのみ 

  • Enabled on all boards on this workspace (このワークスペースのすべてのボードで有効): 自動化をワークスペース内にあるすべてのボードで利用できるようにします。自動化が表示されるユーザーは、[Shared with Workspace (ワークスペースと共有)] トグルによって異なります。
    このトグルと [Shared with Workspace (ワークスペースと共有)] の両方がオンになっている場合、ボタンはワークスペースのメンバーのみに表示されてゲストには表示されません。このトグルのみを無効にすると、ゲスト共有が許可されます。

  • Shared with Workspace (ワークスペースと共有): 他のメンバーが自動化を表示できるようにします。このトグルがオフの場合は、自分にのみボタンが表示されます。オンの場合は、ワークスペースにいるすべてのユーザーにボタンが表示されます。

カード ボタンとボード ボタンの共有は、すべての Trello 計画で利用できます。ルール、スケジュールされた自動化、期限の自動化は、自動化ライブラリでのみ共有できます。自動化ライブラリの共有は、有料の Trello 計画でのみ利用できます。