自動化でメール レポートを作成する
自動化には、メール レポートの作成方法が 2 つあります。
事前作成済みメール レポート: [自動化] メニューからすばやく有効化できるレポート。
カスタマイズされたレポート: ボード上のカードから特定の情報を含めるためにカスタマイズできるレポート。
自動化レポートには最大 100 枚のカードを表示できます。100 枚を超えるカードを表示するには、ボードを直接開いてボード フィルターを使用します。
事前作成済みのメール レポート
事前作成済みメール レポートは、ボード上のカードに関する情報を含むメールを受信者のリストに送信します。事前作成済みメール レポートが 4 つあります。迅速で簡単なレポートを自分宛てに定期的に送信する場合は、事前作成済みメール レポートが最適です。
事前作成されたメール レポート「ボード スナップショット」の例を示しています。
ボード上で事前作成済みのビジュアル レポートを有効化
ボード上部の [自動化] ボタン > [メール レポート] の順に選択します。
[ボード スナップショット]、[期限間近]、[期限切れのカード]、または [自分のカード] の 4 つのメール レポート オプションのいずれかを選択します。
画面左側で次を構成できます。
受信者がメール レポートを受信する日時
対象の受信者のメール アドレス (最大 10 人の受信者)
メール件名
メール メッセージ
画面の右側には、受信者がメールで確認できるものと同じ仕様のメール レポートのプレビューが表示されます。
レポートの構成に満足したら、それぞれのボタンをクリックして、テスト メールを送信またはレポートを予定できます。
メール レポートの自動化を後から表示するには、自動化ディレクトリの [スケジュール済み] セクションに移動します。
カスタマイズされたレポート
カスタマイズされたレポートは、[スケジュール済み] の自動化セクションで作成されます。このレポートでは、より複雑な自動化ルールを使用して、より具体的なレポートを作成できます。
カスタマイズされたレポートを作成
カスタマイズされたメール レポートでは、カードのどの詳細をレポートに含めるかを柔軟に選択できます。レポートを受け取るには、そのレポートを特定のメール アドレスまたはその他のロケーションに送信する手順をルールに含める必要もあります。
カスタマイズされたレポートを作成するには、次の手順に従います。
ボードを開いて [自動化] メニューをクリックします。
[ルール] > [スケジュール済み] の順に選択してから、[自動化を作成] を選択します。
トリガーを追加します。これにより、レポートを受け取る頻度を設定できます。
[アクション] セクションで、[その他] を選択します。
「レポートの作成」アクションに詳細を入力し、それを自動化に追加します。ここでは、レポート名変数を設定したり、特定のカードをフィルタリングしたり、カードに関する特定の詳細をレポートに表示するパターンを作成することができます。
Fill in the details in the “send an email notification” action and add it to your automation. Put your Report name variable in the body of the email message, formatted like this
{$variable}. This tells Automation to send your report somewhere. Without this step, you won’t receive your report.[保存] を選択し、自動化を保存して有効化します。
たとえば、今週完了したすべてのタスクを記載したメールを毎週金曜日にボード メンバー全員に送信するとします。これは、次のスケジュール済み自動化で実行できます。
every friday at 11:45 pm,
create a report in variable "fridayreport"
with all cards in list "Done",
and send an email notification to every member of the board
with subject "Weekly Report for week #{weeknumber}"
and message "{$fridayreport}"2 つの変数がメールの内容に使用されていることにご注意ください。
{weeknumber} は、自動化の実行時に現在の週の番号に置き換えられます。
In this example, the Report name variable is “fridayreport”, so
{$fridayreport}will be replaced with the report’s content in the email message
カスタマイズされたビジュアル レポート
Visual reports are also available in customized reports. To send a visual report, suffix the Report name variable with _html. For example:
every friday at 11:45 pm,
create a report in variable "fridayreport"
with all cards in list "Done",
and send an email notification to every member of the board
with subject "Weekly Report for week #{weeknumber}"
and message "{$fridayreport_html}"パターンを使用してレポートをカスタマイズする方法
パターンがなければ、既定のレポート形式にはそれぞれのカードにリンクされたカード名のリストが含まれます。自動化変数を使用して、レポートに含めるカードの詳細を選択するパターンを作成できます。次に例を示します。
create a report with all cards in list "Done"
using pattern "- [{cardname}]({cardlink}) ({cardmemberusernames}) {{%Priority}}"次の点をご確認ください。
You can use Automation variables to select the details you want to see for each card.
{cardmemberusernames}will be replaced with the usernames of the card’s members, and{cardlink}will be replaced with a clickable link to that card, for exampleYou can also use custom field variables to add custom field data.
{{%Priority}}will be replaced with the value in the Priority custom field, for exampleパターンはマークダウン形式を使用します。たとえば、[テキスト](リンク) 形式は名前付きリンクを作成するために使用されます。
1 つの自動化で複数のレポートを作成して変数に名前を付け、同時に利用可能にできます (レポートの変数名には基本的な ASCII 文字を使用できます。これは、アクセント記号、数字、アンダースコアを除く a ～ z の文字です)。
複数レポートの使用例
every friday at 11:45 pm,
create a report in variable "Doing"
with all cards in list "Doing"
using pattern "- [{cardname}]({cardlink}) ({cardmemberusernames}) {{%Priority}} => DUE on {cardduedate}",
create a report in variable "Done" with all cards in list "Done"
using pattern "- [{cardname}]({cardlink}) ({cardmemberusernames}) {{%Priority}} => DONE on {{%Completion Date}}",
and send an email notification to every member of the board
with subject "Report for week #{weeknumber}"
and message "Doing:\n\n{$Doing}\n\nDone:\n\n{$Done}"メモ:
シーケンス \n は改行を意味して、段落区切りをマークダウンで導入するには 2 回連続して入力する必要があります。自動化を入力すると、ユーザー インターフェイスによってキャリッジ リターンがこれらに自動で変換されます。
2 番目のレポートは「完了日」という名前のカスタム フィールドを使用します。この例のこのカスタム フィールドは、カードが [完了] リストに移動すると別の自動化によって自動で設定されます。
除外される変数
変数が有効なデータを返すために必要なコンテキスト、または Trello の API でデータをリクエストするために行われた要求のために、データを自動化レポートで返せない特定の変数があります。以下にそれぞれの例をいくつか示します。
特定のトリガーを必要とする変数。例: {mentionedtext} には "when a person is mentioned.." のトリガーが必要です。
{carddaysinlist} や {carddaysinpreviouslist} など、任意のカードの時間をリスト データで返す変数。
この自動化で生成されるメールは、次のようになります。
アトラシアンでは常に自動化の改善に取り組んでおり、ユーザーからのフィードバックを歓迎しています。より詳細なレポート機能をご希望の場合は、https://trello.com/ja/contact から必要な機能をお知らせください。
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