まずはじめに
カードをメールで作成
メールを Trello に送信または転送することで、カードをボード上に作成できます。
2024 年 10 月 17 日より、Atlassian Intelligence オプションの追加を開始します。このオプションをオンにすると、AI を使用してメールの内容の要約やアクション アイテムの作成、期限の割り当てを行えるようになります。このオプションがすぐに表示されない場合でも、2024 年 10 月 25 日までには利用可能になります。
メールから直接作成機能の AI バージョンを使用するには、まず、Premium ワークスペースまたはエンタープライズ組織の管理者が AI を有効にしている必要があります。
Trello で AI を有効にする方法については、「ご利用の Trello ワークスペースまたはエンタープライズで Atlassian Intelligence を有効化」をご覧ください。
ボードに固有のメール アドレスを取得するには、Trello にブラウザーでログインしてメールによるカードの作成先となるボードを開きます。右側のサイドバーにあるメニューを開き、[メールから直接作成] をクリックします。ここで、メールで送信されたカードの作成先となるリストを選択できます。現在のリスト名 (以下の例では「なし」) をクリックして、別のリストに変更できます。
Atlassian Intelligence が有効になっている場合は、[AI で要約] を使用するためのオプションが表示されます。Atlassian Intelligence にメールの内容を解析させたくない場合は、これをオフにしてください。この設定を切り替えることで、AI による要約を使用する場合も使用しない場合も同じ、ボードに固有のメール アドレスを使用できます。
Atlassian Intelligence を有効にすると、メールがプロンプトになり、アクション アイテムや期限などがインテリジェントに要約されます。
ボードのメール アドレスにメールが送信されると、ボードに自動でカードが作成されます。元のメールは参照用の添付ファイルとして表示されます。AI で生成されたカードは、他の Trello カードと同じように編集できます。
Atlassian Intelligence はメールの件名と本文を要約して、それに合ったカード タイトルと説明を作成します。
また、ボードのメール アドレスを自分に送信できます。メール アドレスは、各ボードと各ボード メンバーに対して固有であることにご留意ください。また、カードをメールから直接作成する際に使用するアドレスを生成するには、ボードでコメントが有効にされている必要があります。
メールを送信すると、カードが数分後に表示されます。
各 Trello ボードには固有のメール アドレスがあります。
フォーマットのヒント
カードを Trello にメールで送信すると、名前と説明の設定に加えて、添付ファイル、ラベル、メンバーをカードにすぐに追加できます。
メールから直接作成 | AI によるメールから直接作成 |
|---|---|
メールの件名がカードのタイトルになります。 | カードのタイトルは、メールの件名を要約したものになります。 |
メールの内容がカードの説明になります。 | カードの説明は、メールの本文を要約したものになります。 |
| 該当する場合、Atlassian Intelligence はメールの内容に基づいてチェックリストを作成します。 |
| 該当する場合、Atlassian Intelligence は期限を作成します。 |
メールの添付ファイルはカードに追加されます。 | |
ラベル: 件名に #ラベル名、#ラベル色、または #ラベル番号を追加できます。
| |
メンバー: 件名に @ユーザー名を加えます。また、@ユーザー名を 1 行としてメールの本文に記載することでメンバーを追加できます。また、メールを Trello に送信する際に他のユーザーのメール アドレスを "to" や "CC" に含めると、Trello はそれらのアドレスをカードのメンバーとして追加します。 | |
よくあるご質問
送信した元のメールを確認するにはどうすればいいですか?
元のメールは、original-email.eml という名前でカードに添付されます。添付ファイル リストのファイル名の横にあるタイルをクリックすると、ボード上のポップアップでメールをプレビューできます。ファイル名の横にある矢印をクリックして、元のメールをダウンロードすることもできます。
元のメールはどのくらいの期間保存されますか?
元のメールは、90 日後にメールから直接作成サービスから削除されますが、カードまたはボードを削除するか、アカウントを閉じるまで、カードの添付ファイルとして残ります。
自分のボードのメール アドレスは非公開ですか?
ボードのメール アドレスはボード固有のものですが、このメール アドレスを知っている人は誰でも同じようにボードにカードを追加できることに注意してください。
AI 要約にはどのような制限がありますか?
一部の状況では、Atlassian Intelligence はメールを要約することができません。
メールが短すぎると、AI は要約に必要な文脈を十分に理解することができません。
次のメールは短すぎるため、要約されません。
短いメール | AI は十分な価値を提供できません |
メールが 16,384 文字を超える場合、Atlassian Intelligence はその文字数制限までの内容のみを要約します。このような場合は、文字数の上限に達したことを知らせるメールが届きます。この場合もカードはボード上に生成されますが、文字数の制限により要約は不完全になることがあります。
大規模言語モデルに基づく AI は、不正確で信頼できない応答を返したり、合理的に聞こえても虚偽または不完全なコンテンツを返したりすることがあります。
このことから、受け取った回答の質を確認した上で、他の人と共有することをお勧めします。
ほとんどの添付ファイル付きメールは Trello の容量制限を超えませんが、メール自体のサイズ制限 (10MB まで) に到達した場合はカードをメールで作成できません。この場合は、メール サーバーからメールを送信できなかった旨を伝えるメッセージが送信されることがあります。
自分のメールの添付ファイルはサードパーティ AI プロバイダーと共有されますか?
いいえ、アトラシアンは画像などメールの添付ファイルをサードパーティ AI プロバイダーと共有しません。添付ファイルは、カードに添付ファイルとして直接追加されます。
AI 要約を有効にできないのはなぜですか?
すでに Premium プランまたは Enterprise プランに加入している場合、メールで作成されたカードでこの機能を有効にするためには、事前にワークスペース設定で AI を有効にする必要があります。これを行うには、「ご利用の Trello ワークスペースまたはエンタープライズで Atlassian Intelligence を有効化」の手順に従ってください。
Enterprise 管理者は、Enterprise 内の任意のワークスペースで AI を有効または無効にすることもできます。ワークスペースが Trello Enterprise 上にある場合は、Enterprise 管理者に連絡して、Enterprise で AI が有効になっていることを確認する必要があります。
添付ファイルとメール サイズ
ほとんどの添付ファイル付きメールは Trello の容量制限を超えませんが、メール自体のサイズ制限 (10MB まで) に到達した場合はカードをメールで作成できません。この場合は、メール サーバーからメールを送信できなかった旨を伝えるメッセージが送信されることがあります。
メールの本文に挿入された画像は、カードの説明の中に保存されるのではなく、添付ファイルとしてカードに追加されます。
Atlassian Intelligence はメールの添付ファイルや画像の内容を要約しませんが、添付ファイルや画像は添付ファイルとしてカードに追加されます。
メール スレッドとカードの重複
メッセージがボードのメール アドレスに初めて送信されると、新しいカードが作成されます。メールに返信すると、メッセージはコメントとして元のカードに追加されます。ボードのメール アドレスが長いメール スレッドに追加された際に発生する可能性があるこの機能は、カードの重複を防ぐために設計されています。カードを作成した元のメールへの返信、またはこのメールからの転送のいずれかの方法によってのみ、カードにコメントが追加されます。カードにあるスレッド形式のメッセージを保持するには、元のメール メッセージを確実に転送するか、ボードのメール アドレスを返信の BCC フィールドに追加してください。
ボードのメールを使用して作成されたカードは、7 日間のみ関連付けられます。この期間が過ぎた後で、メール スレッドに新たに返信すると、元のカードにコメントとして追加されるのではなく、新しいカードが生成されます。
カードが元々 Atlassian Intelligence を使用して作成されたものである場合、同じメール スレッドでそれ以降にボードのメール アドレスに送信された返信は、コメントとして表示されます。ただし、Atlassian Intelligence 機能によって改めてカードのタイトルや説明が更新されることはなく、返信の内容が AI によって要約されることもありません。
コメントをカードにメール送信する
各カードには独自のメール アドレスもあります。テキストをこのアドレスに送信すると、メールの内容がコメントとして表示されます。カードのメール アドレスは、カード裏面の右下にある [共有] ボタンで確認できます。
カードが元々 Atlassian Intelligence によって要約されている場合は、カードにメールを送信すると、その内容がコメントとして表示されます。この内容も AI によって要約されることはなく、元の返信のコピーになります。
モバイル アプリからメール送信してカードを作成
Android アプリ (バージョン2021.7以降) 経由で、ボードへのメールの送信設定を表示して変更できます。
AI によるメールから直接作成は、現時点ではまだモバイル アプリでは利用できません。デスクトップ アプリで利用できます。
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