タスクの依存関係の作成と管理

Trello の使用時に、あるタスクを完了するには他のタスクを事前に完了しておく必要があるといった、タスクの依存関係を処理する必要が生じる場合があります。Automation によって、そのようなタスクの管理を簡単に自動化して Trello ワークフローを強化できます。

タスク依存関係の概要

通常、タスク依存関係には次のようなものが考えられます。

• Sub-tasks: a task is broken down into smaller tasks. When all sub-tasks are completed, the task is completed. For example, sending an product update email to customers might involve developing several email templates, each consisting of different elements. 

• 前提条件: あるタスクを開始する前に、他のタスクを完了する必要があります。すべての前提条件を満たすと、タスクを開始できます。たとえば、新しい機能は完全に開発されるまで展開できないようにします。 

タスク依存関係の図の例: 赤の線は前提条件を、緑の線はサブタスクを表します。

Trello にはタスク依存関係を管理する機能は組み込まれていませんが、チェックリストやリンクの添付ファイルなどの要素によってタスク依存関係を表現して管理できます。これによって、次のようなシステムを開発できます。 

• 各タスクはその依存関係のリストを持ちます。

• タスクはリンクされているため、簡単に依存関係にジャンプしたり依存関係から戻ったりできます。

• タスクの依存関係が完了すると、タスクは新しい状態に自動で移行できます。

タスク依存関係を表現する (Trello)

タスクの依存関係を Trello で表す必要がある場合は、次のシステムを使用することをお勧めします。 

• 各タスクを Trello カードに保存する。

• タスクの依存関係をアイテムとしてカードのチェックリストに保存します。

• タスクに前提条件とサブタスクの両方がある場合は、それらを 2 つのチェックリストに分けます。

• 依存関係のチェックリストで、各アイテムをタスクが依存するカードにリンクします。

• カードがリンクされたカードに依存している場合は、元のカードへのリンクを添付ファイルに追加します。依存元と依存先の 2 つのカードがある場合は、次の手順に従います。

  • 依存元カードのチェックリストで、依存先カードへのリンクを追加します。

  • 依存先カードの添付ファイルで、依存元カードに戻るリンクを追加します。 

Let's see it in action on a Trello board on this video.

Automation でタスクの依存関係を自動化する

依存関係リンクを自動化する 

Instead of manually creating dependency links, you can automatically create them with two Automation Rules:

• when an item is added to checklist "Sub-tasks" by anyone, convert the item into a linked card

• when an item is added to checklist "Pre-requisites" by anyone, find a card titled "{checklistitemname}" in list "Project Tasks", and link the card with the item

Check this video for more information about Automating sub-task linking.

プロジェクトをタスク依存関係によって開始する

You can create a Card Button automation to move all sub-tasks of the current task to a particular list such as "In Progress":

for each card linked from an incomplete item in checklist "Sub-tasks", move the card to list "In Progress"

Here’s a video with extra information about Using the sub-task button.

カードの状態変更を自動化する

タスクが完了したら、Automation を使って、それに依存するカードの状態を自動的にアップデートできます。

1. 対応するチェックリスト アイテムをチェックするルールを作成します。次の自動化は、追跡情報を含むコメントも追加します。このアクションはオプションで、スキップできます。
   
   when a card is moved to list "Completed" by anyone, for each card linked in the attachments, check item "{triggercardlink}", and post comment "Dependency {triggercardlink} was completed on {date} by {username}."

2. すべての依存関係が満たされた際 (依存関係のチェックリストが完了した際) に、タスクの状態を自動で変更するルールを作成します。

   1. サブタスクの完了はそのタスクが完了したことを意味します。
      
      when checklist "Sub-tasks" is completed, move the card to list "Completed" and post comment "All sub-tasks completed on {date}."

   2. 前提条件の完了とは、タスクを実行する準備ができていることを意味します。
      
      when checklist "Pre-requisites" is completed, add the yellow "Ready" label to the card and post comment "All prerequisites completed on {date}."

Let’s see it all together in this video.

サブタスクの日付を更新する

When the date for a task moves, you might need to update the dates of all sub-tasks. This can be either a due date or a date in a custom field. For example, if the start date of a task is delayed by a week, you can move the dates of all the sub-tasks by the same amount of time:

when the due date is moved in a card, for each card linked from an item in checklist "Sub-tasks", move the due date by the same amount of time

To see in practice click here.

タスク依存関係の表現例

前の例は、Automation でタスクの依存関係を管理するための基本的なシステムを示しています。Trello と Automation により、作業方法や組織のニーズに合わせて進化するカスタム システムを作成するのに十分な柔軟性が得られます。

たとえば、次のようなタスク依存関係システムを使用できます。

• 個別のリストを前提条件を含むすべてのカードに用意します。

• ユーザーにタスクを特定の段階で自動で割り当てます。

• 期限が満たされなかった際に、アラートまたはメール通知をトリガーします。

• Store task durations in a custom field and set the due date automatically based on this duration from the moment the prerequisites are completed (use custom field variables to specify the amount of time by which to move the due date).