タスクの依存関係の作成と管理

Trello の使用時に、あるタスクを完了するには他のタスクを事前に完了しておく必要があるといった、タスクの依存関係を処理する必要が生じる場合があります。Automation によって、そのようなタスクの管理を簡単に自動化して Trello ワークフローを強化できます。

タスク依存関係の概要

通常、タスク依存関係には次のようなものが考えられます。

サブタスク: あるタスクを小さなタスクに分割します。すべてのサブタスクが完了すると、タスクが完了します。たとえば、製品の更新メールを顧客に送信するために、それぞれが異なる要素で構成される複数のメールテンプレートを開発する必要がある場合などです。
前提条件: あるタスクを開始する前に、他のタスクを完了する必要があります。すべての前提条件を満たすと、タスクを開始できます。たとえば、新しい機能は完全に開発されるまで展開できないようにします。

タスク依存関係の図の例: 赤の線は前提条件を、緑の線はサブタスクを表します。

Trello にはタスク依存関係を管理する機能は組み込まれていませんが、チェックリストやリンクの添付ファイルなどの要素によってタスク依存関係を表現して管理できます。これによって、次のようなシステムを開発できます。

タスクの依存関係を Trello で表す必要がある場合は、次のシステムを使用することをお勧めします。

各タスクを Trello カードに保存する。
タスクの依存関係をアイテムとしてカードのチェックリストに保存します。
タスクに前提条件とサブタスクの両方がある場合は、それらを 2 つのチェックリストに分けます。
依存関係のチェックリストで、各アイテムをタスクが依存するカードにリンクします。
カードがリンクされたカードに依存している場合は、元のカードへのリンクを添付ファイルに追加します。依存元と依存先の 2 つのカードがある場合は、次の手順に従います。
- 依存元カードのチェックリストで、依存先カードへのリンクを追加します。
- 依存先カードの添付ファイルで、依存元カードに戻るリンクを追加します。

この動画で、Trello ボードの動作をご参照ください。

注意: このセクションでは、自動化を使用してタスクの依存関係を管理する例を示します。

依存関係のリンクを手動で作成する代わりに、2 つの自動化ルールでそれらを自動的に作成できます。

when an item is added to checklist "Sub-tasks" by anyone, convert the item into a linked card
when an item is added to checklist "Pre-requisites" by anyone, find a card titled "{checklistitemname}" in list "Project Tasks", and link the card with the item

サブタスクリンクの自動化に関する詳細については、このビデオをご視聴ください。

カードボタンの自動化を作成して、現在のタスクの全サブタスクを「進行中」などの特定のリストに移動できます。

for each card linked from an incomplete item in checklist "Sub-tasks", move the card to list "In Progress"

この動画で、サブタスクボタンの使用に関する追加情報をご参照ください。

タスクが完了したら、Automation を使って、それに依存するカードの状態を自動的にアップデートできます。

対応するチェックリストアイテムをチェックするルールを作成します。次の自動化は、追跡情報を含むコメントも追加します。このアクションはオプションで、スキップできます。

when a card is moved to list "Completed" by anyone, for each card linked in the attachments, check item "{triggercardlink}", and post comment "Dependency {triggercardlink} was completed on {date} by {username}."
すべての依存関係が満たされた際 (依存関係のチェックリストが完了した際) に、タスクの状態を自動で変更するルールを作成します。
1. サブタスクの完了はそのタスクが完了したことを意味します。
  
  when checklist "Sub-tasks" is completed, move the card to list "Completed" and post comment "All sub-tasks completed on {date}."
2. 前提条件の完了とは、タスクを実行する準備ができていることを意味します。
  
  when checklist "Pre-requisites" is completed, add the yellow "Ready" label to the card and post comment "All prerequisites completed on {date}."

この動画で、これらをまとめてご参照ください。

タスクの日付が移動した際に、すべてのサブタスクの日付を更新する必要が生じる場合があります。これは、期限またはカスタムフィールドの日付です。たとえば、あるタスクの開始日が 1 週間遅れた場合は、すべてのサブタスクの日付を同じだけ移動できます。

when the due date is moved in a card, for each card linked from an item in checklist "Sub-tasks", move the due date by the same amount of time

実際の操作を見るには、こちらをクリックしてください。

前の例は、Automation でタスクの依存関係を管理するための基本的なシステムを示しています。Trello と Automation により、作業方法や組織のニーズに合わせて進化するカスタムシステムを作成するのに十分な柔軟性が得られます。

たとえば、次のようなタスク依存関係システムを使用できます。

個別のリストを前提条件を含むすべてのカードに用意します。
ユーザーにタスクを特定の段階で自動で割り当てます。
期限が満たされなかった際に、アラートまたはメール通知をトリガーします。
タスクの期間をカスタムフィールドに保存して、前提条件が完了した瞬間からこの期間に基づいて期限を自動で設定します (カスタムフィールド変数で期限を動かす量を指定します)。

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