Configure automation flow groups

Flow groups enable you to coordinate multiple processes within a larger more complex automation flow. You can add related steps together in a group which will execute completely before moving to the next steps or another group in the flow.

IT インシデント管理チームの場合は、1 つのグループが診断情報の受信を担当し、もう 1 つのグループはチーム メンバー間でチケットの優先順位付けとトリアージを行うことができます。

Or as an HR team onboarding new employees, one group could handle adding the employee to all the relevant IT products, while another group could handle enrolling in role-specific training courses.

You can do the following with a flow group:

• 各グループの名前をビジネス プロセスに合わせて変更してカスタマイズする

• Sequence multiple groups within a flow

• Use all steps – actions, conditions and branches like in your other flows

• Configure how data flows through your flow for multiple steps at a time

Start using flow groups

To start using groups within your automation flow:

1. Go to an automation flow.

2. Add a trigger step.

3. Select Add an advanced step and select any step option to automatically add a group. The first group you add will automatically be added to your flow titled Group 1.

4. Select the group from the flow for all configuration options:

   1. To build your flow group, select + Add step from within the flow group.

   2. グループ名を変更するには、既定の [グループ名] を更新します。

   3. To control how data flows between flow groups, configure the inputs and outputs.

Configure how data flows between flow groups

You can now control exactly how data flows throughout your flow, by configuring the inputs and outputs of each flow group.

Outputs refer to the data you make available for another group to use in your flow. There are 2 parts of an output:

• 参照: 他の場所で出力を参照するために使用する名前。

• Value: The data, which could be values you manually enter, or a smart value.

入力とは、他のグループの出力から受け取った後にグループで使用できるデータのことです。入力は以下の 2 つの部分から成ります。

• Variable: A name to refer to the input, which will become a smart value that can be used within the group.

• 値: 他のグループからの出力の一部または全体を参照する。

Use flow groups to automate employee onboarding

IT チームが、従業員 ID 12345 の新入社員のオンボーディングを管理しているとします。

When creating an automation flow to help with this process, an IT team member adds the Branch at the same time step with 3 branches and 3 corresponding flow groups.

They set the outputs for all 3 flow groups:

• ノートパソコンのリクエスト グループの参照は laptopProvisionRequestId で、値は {{issue.id}}

• ライセンスのリクエスト グループの参照は LicensingRequestId で、値は {{issue.id}}

• コースに登録グループの参照は EnrolledCourseId で、値は {{issue.id}}

次に、IT チームは、従業員の入社初日に、リクエストの進捗状況を通知するメールを送信したいと考えています。

そのため、「従業員通知」という 4 つ目のグループを作成し、入力を次のように設定します。

• 変数 は laptopRequestId で、値は {{laptopRequestProvisionedId}} です

• 変数は licensingId で、値 は {{licensingRequestId}}

• 変数は enrolledId で、値 は {{enrolledCourseId}}

入力と出力を使用した場合、通知メールは次のようになります。

{employee12345} 様

当社へのご入社を心より歓迎します。本日は第 1 日目となります!

オリエンテーションの開始に向けて、現在いくつかの準備を進めています。以下の状況について、随時お知らせいたします。

• ノートパソコン {{laptopRequestId}} のリクエストが提出されました。5 営業日以内にお受け取りいただけるようになります。ノートパソコンの準備ができ次第、お知らせします。

• 職務に必要なすべてのソフトウェアへのアクセスが許可されました。必要に応じて {licensingId} を参照してください。

• すべての必須トレーニング コースに自動的に登録されています。30 日以内に修了してください。初回のサインインには、ID: {{enrolledId}} を使ってください。