Premium ワークスペースをフル活用する

Premium ワークスペースをセットアップする際に役立つ専用ページを作成しました。このページでは、主に次の 6 つのトピックについて説明します。

• 整理する

• スーパー管理者

• メンバーの制限

• 新しいメンバーのページ

• データのエクスポート

• 請求

説明すべきことが盛り沢山です、さあ始めましょう。

整理する

Premium を購入したら、メンバーやボードを確認してクリーンアップすることをお勧めします。ワークスペースのメンバーが想定どおりであることをご確認のうえ、不足しているユーザーがいたら追加します。サイドバー内の [メンバー] ページによって、このプロセスを素早く行えます。

ワークスペースに関連付けられたボードが、実際にワークスペースの一部であることを確認することが重要です。ワークスペース名がボード名の横に表示されます。これを確認できない場合は、ボードをワークスペースに移動できます。

メンバーには、Premium ワークスペースに現在関連付けられていないが定期的に使用するすべてのボードに対してこれを行うように依頼します。これによって、すべてを 1 か所にまとめられます。

ワークスペース管理者

Premium では、ワークスペース管理者は追加機能を利用できます。

管理者は対象のボードのメンバーであるかどうかにかかわらず、ワークスペース内の任意のボードを表示して変更できます。ワークスペース管理者は「ワークスペースの概要」で次のページにアクセスできます。

メンバーの制限

Premium では、ワークスペースのメンバーを管理するいくつかの新しい方法が用意されています。まず、ワークスペースに追加できるユーザーをメール ドメインで制限できます。これは、社内の従業員のみがワークスペースに追加されるようにする場合に役立ちます。

また、ワークスペース内で公開ボード、ワークスペースに公開されるボード、非公開ボードの作成を許可するユーザーを制御できます。また、ワークスペース メンバー以外のユーザーがボードに参加できるようにするかどうかを決定できます。

個々のボード用に追加されたもう 1 つの機能は、閲覧者を追加する機能です。これによって、任意のユーザーが読み取り専用でボードにアクセスできます。これは、プロジェクトを変更せずに請負業者やその他のタイプのユーザーを招待してプロジェクトを監視できるようにする場合に最適です。

メンバー ページ

メンバーごとに、ユーザーが所属しているボードとワークスペース内のカードを一目で確認できます。 

Premium では、ユーザーがワークスペースを離れた場合は、単にユーザーを削除するだけでなくユーザーを無効にできます。これによって、ユーザーが自分に割り当てられたカードを確認できる状態で、ワークスペース ボードへのユーザーのアクセスを削除できます。これに比べて柔軟性の低い既定の削除機能では、ワークスペース カードとボードへのユーザーのアクセスが削除されますが、ユーザーがメンバーだったカードを確認できません。

メンバー ページの表示中に、追加の管理者をワークスペースにセットアップすることをご検討ください。複数の管理者がいると、管理者の 1 人が離職したような場合にワークスペースの管理をスムーズに移行できます。

データのエクスポート

すべてのボードを 1 か所にまとめることで、すべてのデータをまとめて簡単にエクスポートできます。Trello のワークスペース ページで、サイドバー内の [エクスポート] ページを開いて [Create a new export (新しいエクスポートを作成)] ボタンをクリックします。添付ファイルも含められます。これによって、デスクトップで開ける zip ファイルが生成されます。

請求

サイドバー内の [請求] リンクをクリックして、請求情報を表示します。請求メールを受信する請求担当者を指定、クレジット カードを更新、詳細を請求書と領収書に追加できます。