翌週が期限の課題すべてを担当者ごとに 1 通のメールで送信する自動化ルール

要約

この記事では、期限が翌週に近づいているオープンな課題のリストを記載したメールを個々の担当者に送信する自動化ルールの作成手順について説明します。自動化ルールでは、まず期限が翌週の課題のリストを検索してから、さらに各担当者を検索して、期限が近づいている課題のリストを送信します。

ソリューション

次の設定で自動化ルールを作成してください。

1. この情報を特定のスケジュールや特定の時間帯、または cron 式に基づいて送信する必要がある場合は、スケジュールされたトリガーを追加します。(注意: スケジュールされたトリガーには、この自動化ルールの JQL クエリを含めないでください。ステップ 2 に従って、JQL クエリを実行する検索アクションを追加してください。)

2. 課題の検索アクションを追加して、期限が翌週の課題をすべて検索します。

   1 project = "AP" AND due<=1w AND due>= now() and resolution = "Unresolved"

   lookupIssues で一度に返される課題の件数は最大 100 件です。他にも該当する課題があると思われる場合は、返される課題が 100 件未満になるように JQL のスコープをさらに変更し、残りの課題をカバーする別のルールを用意します。

3. ブランチを追加し、次のスマート値を使用して高度なブランチングを行います。個別の関数では、指定したリスト内のすべてのアイテムが返されます。重複するアイテムは除外されます。

   

4. 担当者の個別のリストに対して実行される高度なブランチの中に、別の lookupIssues アクションを追加して、個別の担当者のイテレーションごとに期限の近い課題のリストを検索します。使用できる JQL は次のとおりです。

   1 project = "AP" AND due<=1w AND due>= now() and resolution = "Unresolved" and assignee= {{distinctAssignee}}

5. ブランチ内で、検索アクションの後に [メールを送信] アクションを追加します。受信者フィールド [宛先] に、{{distinctAssignee.emailAddress}} というスマート値を追加します。メール コンテンツには次の情報を追加します。

   1 2 3 4 5 6 7 Hey {{lookupIssues.assignee.displayName.distinct}}, Here are the list of issues assigned to you that are due next week: {{#lookupIssues}} * {{key}} | {{summary}} | {{assignee.displayName}} | {{url}} {{/}}
   

   ルール全体は次のようになります。

   

   メールは次のようになります。

   

   監査ログは次のようになります。これは、個別の担当者に送信されるメールです。